Référence CSP: O067251/216001505 Sous l’autorité de la Secrétaire Générale de l’Eurodistrict, l’agent.e assure l’assistance opérationnelle et administrative du Secrétariat Général, dans un contexte franco-allemand, en garantissant la bonne coordination des activités, la communication interne et externe, ainsi que la logistique quotidienne du siège. I. ASSISTANCE ET SECRÉTARIAT BILINGUE FRANCO-ALLEMAND - Gestion de l’agenda, des rendez-vous et du téléphone de la Secrétaire Générale. - Préparation et suivi administratif des rendez-vous et déplacements de la Secrétaire Générale (recherches, réservations, notes de frais, etc.) - Rédaction, mise en forme et diffusion de documents, courriers et comptes rendus (en français et en allemand). - Relations régulières avec les administrations, partenaires institutionnels, agents et prestataires. - Gestion et mise à jour des bases de données (partenaires, institutions, contacts). - Classement, archivage physique et numérique des dossiers. - Rédaction et suivi de procédures internes. - Organisation et planification des réunions d’équipe (réunions hebdomadaires, sorties, repas de Noël, etc.). II. ACCUEIL ET INFORMATION BILINGUE FRANCO-ALLEMAND - Accueil physique et téléphonique (français / allemand). - Gestion du standard (appels entrants, répondeur, orientation des interlocuteurs). - Renseignement du public sur l’Eurodistrict et ses activités. III. COURRIER ET CORRESPONDANCE BILINGUE FRANCO-ALLEMAND - Réception, tri, distribution et envoi du courrier entrant et sortant. - Suivi des échanges avec la navette E.M.S et coordination avec la Direction pour les envois sensibles. IV. LOGISTIQUE - Préparation logistique des réunions internes (salles, matériel, café, traduction, etc.). - Gestion des stocks de fournitures et matériel : commandes, devis, suivi des factures. - Gestion du matériel partagés et suivi des prêts de matériel (casques, équipements divers) : vérification, suivi documentaire et retour. - Gestion des boissons V. GESTION DES LOCAUX - Interface avec le bailleur (Wohnbau) pour toute question relative aux locaux. - Suivi du service de ménage (planning, besoins, produits de nettoyage). - Coordination des interventions techniques (maintenance, climatisation, extincteurs, luminaires). - Suivi du service de mobilité (Stadtmobil – carsharing). LIEU DE TRAVAIL : KEHL - ALLEMAGNE