DESCRIPTION Véritable bras droit du dirigeant, vous prenez en charge la gestion administrative, financière et RH des différentes structures du groupe. Vous contribuez à fiabiliser les processus internes, à améliorer le suivi de l'activité et à libérer la direction des tâches administratives courantes. Vous encadrez également une assistante administrative en alternance, dont vous organisez et contrôlez le travail. Vos principales missions sont les suivantes : Gestion administrative et encadrement - Organiser et superviser le travail de l'assistante administrative en alternance ; - Contrôler les devis, factures, relances clients et rapprochements bancaires ; - Accompagner l'alternante dans sa progression et le développement de ses compétences ; - Traiter les courriers, les courriels et les documents soumis à la direction ; - Anticiper les besoins administratifs et matériels de l'équipe. Facturation et suivi financier - Établir les factures d'avancement et de fin de prestations ; - Déposer les factures sur Chorus Pro ou les transmettre directement aux clients ; - Suivre les encaissements et effectuer les relances clients ; - Contrôler les factures fournisseurs et préparer les règlements ; - Tenir à jour l'échéancier de trésorerie ; - Assurer le suivi des dépenses, règlements et impayés. Comptabilité courante - Préparer et contrôler les dossiers comptables mensuels des différentes sociétés ; - Être l'interlocuteur ou l'interlocutrice du cabinet comptable ; - Réaliser les rapprochements bancaires ; - Tenir à jour les tableaux de suivi financier et de facturation. Paie et administration du personnel - Recueillir et consolider les éléments variables de paie ; - Transmettre les éléments validés au prestataire RH ; - Tenir à jour les dossiers du personnel : entrées, sorties, mutuelle, visites médicales etc. ; - Suivre les présences, congés et absences ; - Participer aux recrutements et à l'intégration des nouveaux collaborateurs ; - Assurer les relations administratives avec la médecine du travail, l'OPCO et les différents partenaires. Appels d'offres et conformité administrative - Assurer une veille sur les marchés publics ; - Constituer en autonomie les dossiers administratifs de candidature : DC1, DC2, attestations, assurances, certifications et références ; - Préparer et contrôler les dépôts dématérialisés ; - Maintenir à jour l'ensemble des documents administratifs et réglementaires des sociétés. Reporting et amélioration des processus - Produire un reporting mensuel consolidé de l'activité du groupe ; - Formaliser les procédures internes et les circuits de validation ; - Préparer et animer un point de suivi hebdomadaire avec le dirigeant ; - Identifier et signaler rapidement toute anomalie relative aux coûts, délais, impayés ou procédures ; - Proposer des solutions permettant d'optimiser l'organisation administrative. EXIGENCES Profil recherché Vous êtes titulaire, au minimum, d'un diplôme de niveau Bac+2, tel qu'un : - BTS Gestion de la PME ; - BTS Comptabilité et Gestion ; - BUT Gestion des entreprises et des administrations ; - ou diplôme équivalent. - Vous justifiez d'une expérience significative dans une fonction similaire, associant gestion administrative, facturation, pré-comptabilité et administration du personnel. Compétences attendues - Bonne maîtrise du cycle devis, commande, facture et règlement ; - Maîtrise des rapprochements bancaires et de la préparation comptable mensuelle ; - Expérience dans la préparation des variables de paie et l'administration du personnel ; - Très bonne maîtrise d'Excel, notamment des tableaux croisés dynamiques et tableaux de bord ; - Aisance avec Word, la messagerie et les outils collaboratifs ; - Excellentes capacités rédactionnelles ; - Capacité à contrôler et fiabiliser le travail d'un tiers ; - La maîtrise de Chorus Pro, des plateformes de marchés publics ou d'un outil de pré-comptabilité tel que Pennylane serait particulièrement appréciée ; - Une connaissance du BTP, de l'ingénierie ou de l'environnement des bureaux d'études constituerait un véritable atout. Qualités recherchées - Rigueur, fiabilité et sens du contrôle ; - Autonomie et capacité d'anticipation ; - Organisation et gestion des priorités ; - Discrétion et respect de la confidentialité ; - Pédagogie et bienveillance ; - Esprit d'analyse et de synthèse ; - Bon relationnel et capacité à proposer des solutions. AVANTAGES Conditions proposées - Rémunéra...