Liaison hiérarchique directe : Ascendante (N+1) : Directeur des ressources humaines et du personnel médical Responsable du personnel non médical Responsable du personnel médical Descendante (N-1) : NA Liaisons fonctionnelles * Autres secrétariats des directions fonctionnelles * Personnel médical et personnels soignants, médico-techniques, techniques, administratifs et des services généraux. * Agents du service des ressources humaines et du personnel médical MISSION * Assister le directeur des ressources humaines et du personnel médical dans ses missions quotidiennes, ainsi que les responsables du personnel non médical et médical * Assurer l'accueil et le secrétariat de la DRH-DAM * Organiser et suivre les instances : Formation Spécialisée en matière de Santé, de Sécurité et de Conditions de Travail (F3SCT) et Comité Social d'Etablissement (CSE) ACTIVITES PRINCIPALES Assurer le secrétariat du service des ressources humaines et du personnel médical : * Réceptionner et traiter les appels téléphoniques et les messages électroniques * Traiter les courriers, dossiers et documents afférents aux candidatures médicales et non médicales * Gérer les stocks de fournitures et petits matériels du service Assister le DRH et les responsables du personnel médical et non médical : * Assister le DRH dans la gestion de ses courriers (mails et papiers) et de ses dossiers * Gérer les agendas du DRH et des responsables du personnel médical et non médical * Organiser les réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées * Reproduire et diffuser des documents, des dossiers Répondre aux demandes des agents : * Accueillir par téléphone et/ou physiquement les agents * Gérer les demandes de mouvements du personnel titulaire (mutations, disponibilités, détachement, etc.) * Gérer l'accueil en stages des psychologues et des sages-femmes * Gérer les cumuls d'activité * Gérer les demandes de protection juridique et fonctionnelle * Assurer le suivi des autorisations de stationnement au sein de l'établissement Organiser les instances F3SCT et CSE : * Planifier les instances annuelles * Préparer avec le DRH et le secrétaire d'instance les ordres du jour * Envoyer les convocations et organiser les séances * Assister aux instances et élaborer les procès-verbaux ACTIVITES PONCTUELLES * Assurer le remplacement de la secrétaire de direction des soins lors de ses congés * Centraliser les données sociales annuelles et élaborer le Rapport Social Unique TITRE(S) ET COMPETENCES REQUISES Diplôme: BAC secrétariat Durée d'encadrement : NA Qualités et aptitudes requises : * Technique : NA * Physique : NA * Psychologique : NA Organisationnelle : Savoir être * Sens relationnel aigu * Qualités rédactionnelles (PV des instances) * Rigueur et organisation (tenue des dossiers, des agendas, classement.) * Discrétion (confidentialité) Savoir-faire : * Maîtrise de WORD - EXCEL - POWERPOINT * Connaissance des logiciels RH (Cpage i, CHRONOS) * Statut de la fonction publique hospitalière CONTRAINTES DU POSTE Amplitude horaire :7H75 - 1 ETP Congés et temps de travail : Selon les règles de gestion du temps de travail Tenue : Selon le règlement intérieur Temps de repas : Selon le règlement intérieur et en fonction de l'activité Une expérience de deux ans est exigée dans la fonction publique hospitalière Type d'emploi : Temps plein, CDI Rémunération : à partir de 1 760,00€ par mois Avantages : * RTT Horaires : * Du lundi au vendredi * Travail en journée Lieu du poste : En présentiel Date limite de candidature : 31/12/2024 Date de début prévue : 05/11/2024