POSTE : Assistant de Production Administrative H/F DESCRIPTION : Au sein de la structure en charge de l'entretien des espaces verts et sous la responsabilité hiérarchique du Directeur Opérationnel / Conducteur de Travaux / Assistante de Direction, vous assurez : MISSIONS PRINCIPALES 1. Gestion administrative quotidienne - Accueil téléphonique et gestion des appels entrants/sortants. - Traitement des courriers électroniques via plusieurs boîtes mail. - Suivi administratif des équipes (absences, congés, plannings, suivi des heures des intérimaires, transmission des fiches d'heures) en relation avec le service RH de la holding. - Classement, archivage et mise à jour des documents internes. - Mise à jour régulière des différents tableaux de suivi (projets, interventions, commandes, etc.). - Mise à jour des dossiers numériques de suivi type Kraaft ou autres outils similaires.(carte google, mise a jour dossier d'intervention) - Relation avec le service support de la holding pour la gestion des commandes et le suivi des EPI, cartes Total, télépéages, trousses de pharmacie, document unique, VGP, extincteurs, registre du personnel, contrôle technique, etc. 2. Suivi des bons de commande - Réception, enregistrement et transmission des bons de commande fournisseurs et sous-traitants. - Suivi des livraisons et rapprochements avec le bon de commande. - Demande de devis auprès des fournisseurs. - Appui à la commande de fournitures, matériel ou prestations nécessaires à la production. - Transmission des bons d'intervention aux équipes concernées. 3. Planification et gestion des tournées Mise a jour des tournées d'entretien Réalisation des plannings des équipes Mise à jours des travaux réalisés Envoie des bons d'interventions Suivi du plan de charge 4. Coordination, contrats et planification - Suivi des contrats d'entretien (planning, renouvellements, bilans d'intervention, etc.). - Suivi de la planification des interventions, en lien avec les conducteurs de travaux et les chefs d'équipe. - Lien entre le bureau d'études, la production et l'administration. - Relais entre les conducteurs de travaux, les fournisseurs et les clients sur les sujets administratifs. - Préparation et envoi des documents nécessaires aux chantiers (plans, autorisations, DICT, etc.). Complémentaire santé prise en charge à 60 % par l'employeur. PROFIL : Vous justifiez d'une expérience sur un poste similaire. Vous êtes une personne dynamique, autonome, ponctuelle et affectionnant le travail de qualité et la prise d'initiatives. Vous possédez un bon sens relationnel et une bonne présentation Vous êtes rigoureux, capable de vous adapter à l'environnement et désireux de vous intégrer à notre équipe.