RESPONSABILITÉS : Gestion des dossiers enseignants, en collaboration avec le RAF : - Accueil et information des enseignants-chercheurs et des chargés de cours - Contrôle et suivi des plans de service des enseignants-chercheurs, titulaires et non titulaires - Contrôle et suivi des dossiers administratifs des chargés de cours et des conférenciers en relation avec la DIPEFAS - Accompagnement des chargés de cours dans la constitution de leur dossier de candidature - Édition du dossier pédagogique de l'intervenant puis suivi des signatures - Suivi des demandes d'autorisation de cumuls, des ordres de mission et des autorisations d'absence - Établissement des déclarations d'heures pour les enseignants titulaires et non titulaires - Établissement des états d'heures pour les intervenants extérieurs - Archivage des documents administratifs Gestion financière, en liaison avec et sous l'autorité du RAF : - Suivi de la consommation des heures complémentaires - Se procurer des devis auprès des fournisseurs, établissement de devis en ligne - Saisie des demandes d'achat sous OS Ticket, suivi des livraisons et attestation de service fait - Gestion des stocks pour les fournitures administratives et pédagogiques - Suivi des conventions de partenariat pédagogique - Participation au suivi de l'exécution budgétaire - Classement et archivage des pièces justificatives Interface logistique et patrimoine : - Assurer l'interface entre la Direction de la logistique (service courrier, manutention, gestion des clés, serrurerie) et la Direction du Patrimoine (demandes de travaux d'entretien ou de dépannage) Appui au pilotage : - Mise à jour du site internet de la composante - Mise à jour de l'annuaire des enseignants en début d'année universitaire - Mise à jour de la signalétique au sein de l'UFR - Gestion du courrier - Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes - Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les autres services et les partenaires extérieurs - Participation à l'enquête ministérielle relative aux stages des licences et masters - Appui à la gestion des réservations de salles pour les enseignements, réunions et évènements de l'UFR Appui au Référent Handicap : - Suivi des plans d'accompagnement des étudiants en situation de handicap - Organisation des examens des étudiants en situation de handicap en lien avec le Service Accueil Handicap Activités annexes : - Appui aux secrétariats pendant les périodes d'intense activité, notamment lors des campagnes de candidature PROFIL RECHERCHÉ : Savoirs sur l'environnement professionnel - Connaître l'organisation, le fonctionnement et l'activité de l'établissement Savoir-faire opérationnels - Maîtriser les logiciels de bureautique est indispensable. La maîtrise des logiciels de gestion des intervenants enseignants (OSE) ou de gestion des commandes/dépenses (GFC) serait un plus apprécié - Connaître la gestion budgétaire et la comptabilité publique - Planifier son activité - Savoir anticiper - Savoir informer et rendre compte - Qualités rédactionnelles Savoir être - Faire preuve de capacité d'adaptation, d'organisation, de rigueur et de méthode - Savoir travailler en équipe et en autonomie - Proactivité : aller chercher les informations, solliciter les personnes ressources, relancer ses interlocuteurs - Savoir alerter son supérieur hiérarchique