RESPONSABILITÉS : DESCRIPTIF Le CH de Vitré recherche un (e) Secrétaire médicale à 80% au sein du Service Imagerie pour assurer la gestion des consultations de rhumatologie MISSIONS -Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda des consultations, admissions, convocations ...) -Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient ACTIVITÉS Accueil - Information - Orientation - Communication - Gestion de l'accueil téléphonique et physique des personnes et leur orientation (patients hospitalisés ou consultants externes, familles, autres professionnels de santé ...) - Réception et transmission des messages - Communication d'informations au sein de l'équipe - Assure le lien et facilite les échanges entre le patient, son entourage et les différents intervenants - Travaille en complémentarité avec tous les professionnels auprès des patients Planification - Gestion des rendez-vous (gestion des agendas des médecins, organisation des rendez-vous) Préparation - Suivi - Classement - Archivage du dossier patient - Gestion sécurisée de l'information médicale du dossier patient - Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identito vigilance - Préparation du dossier médical du patient pour les consultations, les hospitalisations - Classement des résultats d'examens en cours de séjour et après la sortie - Préparation des documents administratifs (certificats médicaux, ordonnances, prescriptions médicales de transports) des hospitalisés et consultants externes et mise à la signature du médecin - Gestion du courrier : mise en forme (dictée reconnaissance vocale), saisie, envoi, classement RELATIONS FONCTIONNELLES - Médecins, Cadres de santé, Équipe de soins du service et des autres services du Centre Hospitalier - Tous les services assurant ou participant au circuit de la prise en charge du patient (DIM, services administratifs et financiers, Direction, DSSI, DRH, service social ...) - Secrétariats des autres services RELATIONS HIÉRARCHIQUES - AAH, responsable des secrétariats médicaux - Directeur des Finances et SI - Directeur des Ressources Humaines - Directeur ORGANISATION DU TRAVAIL Horaires en fonction de l'organisation du service Amplitude horaire du secrétariat : 8h30-17h30 du lundi au vendredi Le poste à pourvoir à 80% en CDD dès que possible jusqu'au 31/12/2026. PROFIL RECHERCHÉ : SAVOIR-FAIRE - Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics - Définir / Adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système documentaire - Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des consultations - Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel - Identifier, analyse, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité - Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures - Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence - S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone - Traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles - Travailler en équipe pluridisciplinaire - Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) SAVOIR-ETRE - Qualité d'écoute et d'accueil (sens du contact, amabilité, diplomatie) - Capacité d'organisation, de méthode et de gestion des priorités - Esprit d'analyse, de synthèse et d'initiative - Sens du travail en équipe - Capacité d'adaptation - Conscience et rigueur professionnelle - Disponibilité - Dynamisme - Respect du secret médical, de la confidentialité CONNAISSANCES REQUISES - Bureautique : Connaissance des logiciels SILLAGE, Convergence - Orthographe / grammaire / syntaxe - Communication - Droits des usagers du système de santé - Organisation et fonctionnement des établissements de santé - Réglementation des archives - Vocabulaire médical FORMATION INITIALE - Baccalauréat ST2S (Sciences et Technologies de la Santé et du Social) - BTS SP3S (Services et Prestations des Secteurs Sanitaire et Social) - Titre professionnel de secrétaire assistante médico-sociale EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE - Secrétaire médicale (préciser la durée ou la structure)