POSTE : Assistant - Assistante de Direction H/F DESCRIPTION : Chez nous, vous serez maître de votre carrière ! Nous recrutons un(e) assistant / assistante de direction en CDI pour notre client basé à BELFORT (90000) spécialiste en services aux entreprises. Plus de temps à perdre, postulez maintenant ! VOTRE MISSION Mission principale : L'assistant(e) de Direction a pour rôle de soutenir la Direction Générale et les Directeurs de service dans la gestion administrative, technique et commerciale de l'entreprise. Il/elle assure la coordination des différentes tâches administratives tout en apportant un soutien logistique aux activités techniques et commerciales. Domaine d'intervention et tâches principales : 1. Gestion administrative : Courrier et mails : - O Affranchissement et collecte du courrier, distribution aux équipes et gestion des boîtes mails partagées (contact@, factures@) - O Rédaction, mise en forme, et envoi de courriers et emails en lien avec les différents services. - O Factures et relances de factures : traitement mensuel et suivi des factures de gestion locative et frais de société selon procédure en vigueur. - O Suivi des relances de factures et traitement des demandes administratives (relève quotidienne et traitement immédiat). Standard : - O Réception et traitement des appels selon type de la demande (« Barrage secrétaire » si besoin). - O Redirection selon demande ou transmission information aux collaborateurs concernés Accueil physique : - O RDV : installation en salle, café, courtoisie, etc, - O Renseignements divers et renseignements pratiques sur Techn'hom (restaurants d'entreprise, stationnement, adresses clients, moyens de transport etc.) - O Réception livraisons fournitures équipe Gestion des agendas : - O Organisation des RDV, réservations (hôtels, restaurants, taxis) pour la Direction Générale. - O Planifier les réunions d'équipe (après chaque CA), les réunions de direction ainsi que les autres réunions internes si besoin. Gestion des instances (CT, CS, CA, AG) : - O Préparation des ordres du jour avec DG, planification, vérification du quorum, réservation des salles, envoi des invitations et gestion des documents nécessaires, création des supports de présentation. - O Suivi des PV de séance et classement Suivi des registres et documents : - O Mise à jour des registres du personnel, planning des congés 2. Soutien technique : Suivi administratif technique : - O Marchés : lettres d'engagement, avenants, réceptions MAJ tableau de bord de suivi - O Gestion des factures d'investissement et contrôle des factures techniques suivant procédure en vigueur - O Lien fournisseurs et Sodeb pour les factures impayées ou erronées. - O Réception des livraisons - OSoutien aux projets - O Création fiches d'identité et de suivi de projets - O Demandes clients et suivi depuis le formulaire internet et retour client 3. Support commercial : - Info clients/infos travaux parcs (via email). - Déclaration des consommations Plateforme Operat - Rédaction des courriers locataires ou prestataires. - Mise à jour des tableaux de bord sur les nouveaux prospects. 4. Organisation de réunions et événements : - O Planification des réunions de direction, d'équipes et autres événements internes. - O Préparation des supports et mise en place des salles de réunion, installation en salle, - O Participation à la logistique des événements et manifestations organisées par la société. 5. Services généraux, maintenance et gestion des équipements : - O Suivi des contrats de maintenance et des pannes (copieur, flotte mobile, téléphonie fixe et informatique, réseaux, équipements divers équipe) en lien avec les prestataires - O Gestion des fournitures de bureau, stock, et commandes. Compétences requises : - Excellentes capacités organisationnelles et de gestion du temps. - Bonne maîtrise des outils bureautiques (suite Office) et agilité dans les logiciels métiers. - Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à prioriser. - Excellentes compétences relationnelles et sens du service. - Sens de la discrétion et de la confidentialité. Expériences souhaitées : au moins 5 ans à un poste similaire Conditions de travail : - Poste à temps plein. - Possibilité de déplacements occasionnels sur l'aire urbaine. - Travail en lien direct avec la direction générale et interactions régulières avec les différents services de l'entreprise. - Classification : agent de maîtrise - AM VOTRE PROFIL ~