Description du poste : Mission principale : L'assistant(e) de Direction a pour rôle de soutenir la Direction Générale et les Directeurs de service dans la gestion administrative, technique et commerciale de l'entreprise. Il/elle assure la coordination des différentes tâches administratives tout en apportant un soutien logistique aux activités techniques et commerciales. Domaine d'intervention et tâches principales : 1. Gestion administrative : Courrier et mails :***o Affranchissement et collecte du courrier, distribution aux équipes et gestion des boîtes mails partagées (contact@, factures@), ... * o Rédaction, mise en forme, et envoi de courriers et emails en lien avec les différents services. * o Factures et relances de factures : traitement mensuel et suivi des factures de gestion locative et frais de société selon procédure en vigueur. * o Suivi des relances de factures et traitement des demandes administratives (relève quotidienne et traitement immédiat). Standard :***o Réception et traitement des appels selon type de la demande (« Barrage secrétaire » si besoin). * o Redirection selon demande ou transmission information aux collaborateurs concernés Accueil physique :***o Rdv : installation en salle, café, courtoisie, etc, * o Renseignements divers et renseignements pratiques sur Techn'hom (restaurants d'entreprise, stationnement, adresses clients, moyens de transport etc.) * o Réception livraisons fournitures équipe Gestion des agendas :***o Organisation des RDV, réservations (hôtels, restaurants, taxis) pour la Direction Générale. * o Planifier les réunions d'équipe (après chaque CA), les réunions de direction ainsi que les autres réunions internes si besoin. Gestion des instances (CT, CS, CA, AG) :***o Préparation des ordres du jour avec DG, planification, vérification du quorum, réservation des salles, envoi des invitations et gestion des documents nécessaires, création des supports de présentation. * o Suivi des PV de séance et classement Suivi des registres et documents :***o Mise à jour des registres du personnel, planning des congés, . 2. Soutien technique : Suivi administratif technique :***o Marchés : lettres d'engagement, avenants, réceptions. MAJ tableau de bord de suivi * o Gestion des factures d'investissement et contrôle des factures techniques suivant procédure en vigueur * o Lien fournisseurs et Sodeb pour les factures impayées ou erronées. * o Réception des livraisons * oSoutien aux projets * o Création fiches d'identité et de suivi de projets * o Demandes clients et suivi depuis le formulaire internet et retour client 3. Support commercial :***Info clients/infos travaux parcs (via email). * Déclaration des consommations Plateforme Operat,. * Rédaction des courriers locataires ou prestataires. * Mise à jour des tableaux de bord sur les nouveaux prospects. 4. Organisation de réunions et événements :***o Planification des réunions de direction, d'équipes et autres événements internes. * o Préparation des supports et mise en place des salles de réunion, installation en salle, * o Participation à la logistique des événements et manifestations organisées par la société. 5. Services généraux, maintenance et gestion des équipements :***o Suivi des contrats de maintenance et des pannes (copieur, flotte mobile, téléphonie fixe et informatique, réseaux, équipements divers équipe.) en lien avec les prestataires * o Gestion des fournitures de bureau, stock, et commandes. Compétences requises :***Excellentes capacités organisationnelles et de gestion du temps. * Bonne maîtrise des outils bureautiques (suite Office) et agilité dans les logiciels métiers. * Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à prioriser. * Excellentes compétences relationnelles et sens du service. * Sens de la discrétion et de la confidentialité. Expériences souhaitées : au moins 5 ans à un poste similaire Conditions de travail :***Poste à temps plein. * Possibilité de déplacements occasionnels sur l'aire urbaine. * Travail en lien direct avec la direction générale et interactions régulières avec les différents services de l'entreprise. * Classification : agent de maitrise - AM