RESPONSABILITÉS : Missions principales : La secrétaire gère les missions suivantes : - Accueil physique et téléphonique des agents et des intervenants internes ou externes à l'établissement, de l'administration ... - Gestion des rendez-vous et gestion des agendas médicaux et infirmiers pour (visites d'information et de prévention, surveillance individuelle renforcée, visites d'embauche, de pré-reprise, à la demande,...) - Gestion du courrier des médecins du service (frappe/relecture, mise en page, édition, envoi) - Gestion du dossier informatisé (logiciel Kitry) Missions spécifiques : - Accueil physique des agents en « urgences » - Gestion des commandes administratives (papeterie, bons « Pastel » pour les travaux, ...) - Création des dossiers « Agents » pour l'archivage papier de chaque agent (médical et non-médical) - Préparation des dossiers médicaux des agents pour les visites médicales et/ou EIP - Envoi de convocations (visites médicales et EIP) - Traitement du retour des visites médicales et EIP (fiches d'aptitudes ou de suivi, saisie de certificats, rangement des dossiers, ...) - Gestion des demandes spécifiques de la direction des relations humaines (expertises, maladies professionnelles, certificats pour les dossiers du FIPHFP, ...) - Gestion des dossiers pour les écoles du CHU (préparation des dossiers) - Gestion des archives (sortie mensuelle des dossiers des agents ayant quittés l'établissement pour les archives « mortes », archivage des dossiers, envoi au DDM) PROFIL RECHERCHÉ : Formations obligatoires requises : Etre titulaire du baccalauréat ou d'une formation équivalente Avoir une formation professionnelle de secrétariat Formations - Qualifications (Savoir ) : Organisation et fonctionnement interne de l'établissement Droits au travail (spécificité de la fonction publique) Techniques de communication Connaissances particulières (Savoir-faire ) : Techniques du secrétariat Maitrise du vocabulaire médical Maitrise de la dactylographie Maitrise des logiciels institutionnels : Kitry, EvRH,