Description : MISSIONS DU SERVICE  Le Service Hospitalo-Universitaire de Pneumologie Physiologie (SHUPP) assure la prise en charge de l’ensemble des pathologies respiratoires et du sommeil. LES ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES AU POSTE * Gestion des appels téléphoniques * Accueil physique des patients et de tous demandeurs * Gestions des mouvements entrées/sorties des patients hospitalisés * Gestion des mails * Numérisation CD/documents papiers * Frappe des courriers de l’hospitalisation de jour et envoi en validation aux médecins * Gestion des fiches J0 de l’hospitalisation continue : mise en page des CRH, envoi en validation aux médecins * Gestion des patients mucos et greffés pulmonaires : frappe des courriers et envoi en validation aux médecins, saisie des résultats d’examens dans le dossier Mucoviscidose (EFR, ECBC, mycologie des crachats). * Création des fiches ColleMARA (patients Muco + filière PID) * Envoi des courriers * Contrôle des clôtures de séjours en respectant les impératifs de dates limites (PMSI) * Suivi et relance auprès des internes 1 fois/semaine des courriers non dictés * Distribution du courrier * Archivage * Participation au staff muco adulte le jeudi 1 fois/semaine et au staff commun muco adulte/pédiatrie le lundi 1 fois/mois * Gestion des demandes de dossiers émanant de la Direction de la Qualité et des Usagers et des dossiers médico-légaux * Gestion des commandes de fournitures de bureau et consommables * Gestion et mise à jour des astreintes de pneumologie des médecins seniors et internes (GT-MED) * Paramétrages des modèles Easily des dossiers Muco/Greffe pulmonaire * Mise à jour 1 fois/an des données du registre MUCO * Aide à la frappe des courriers de consultation en pneumologie * Appels pré-HDJ * Programmation des HDJ/HC en l’absence de la secrétaire d’HDJ Profil recherché : LES COMPÉTENCES SPÉCIFIQUES : * Maîtrise de Cristal-Link et Easily, des outils de bureautique * Savoir accueillir, interroger et renseigner les patients * Travail en autonomie et en équipe, en relation avec de multiples interlocuteurs * Saisir et mettre en forme des documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux * Trier et diffuser courriers, dossiers et documents médicaux * Classer et archiver dossiers, documents médicaux et résultats d’examens * Se tenir au courant de l’évolution des techniques de secrétariat et se former si nécessaire   LES RELATIONS PROFESSIONNELLES SPÉCIFIQUES AU POSTE : -          Sous l’autorité hiérarchique de l’AMA référente du service (N+1), du Cadre administratif du pôle (N+2) et du Directeur délégué de pôle (N+3)  -          Lien fonctionnel avec les équipes médicales des unités, les Cadres de santé et les secrétariats   QUALITÉS REQUISES SUR CE POSTE -          Esprit d’équipe et d’initiative -          Sens des responsabilités -          Rigueur dans l’organisation du travail -          Esprit d’analyse et de synthèse -          Qualités relationnelles -          Adaptabilité et souplesse -          Réactualisation des compétences -          Sens de la communication   CONDITIONS DE TRAVAIL DANS LE POSTE -          Temps de travail : poste à 80% sur l’HC et l’HDJ de Pneumologie + 20% sur le Laboratoire du Sommeil -          Horaires : 8H-15H50 -          Astreintes : non -          Gardes : non -          Travail dimanches et jours fériés : non -          Contraintes particulières : répartition des absences (CA, RTT, FE, …) conformément à la réglementation et aux nécessités de service -          Port de la blouse obligatoire