[59162] CHI Robert Ballanger - Aulnay DEFINITION DU POSTE (MISSIONS) L'Adjoint des cadres assure le secrétariat des affaires générales des instituts de formation paramédicale ainsi que l'assistanat de la Directrice des Soins pour le pilotage stratégique de l'Ecole, le déploiement des ressources pédagogiques, la gestion administrative, technique, humaine et financière de l'organisme de formation, en adéquation avec le projet d'Etablissement et les orientations du projet régional des formations sanitaires et sociales. Le secrétariat de direction couvre l'ensemble des activités ci-dessous en liaison avec le GHT, le CH R. Ballanger, les tutelles, l'Université Paris 13, les financeurs et les partenaires de formation. ACTIVITES PRINCIPALES Liste non exhaustive Gestion financière des instituts - Saisie des recettes diverses dans le Logiciel Pastel, - Lancement de la facturation, - Édition de la facturation, - Envoi des avis des sommes à payer aux organismes financeurs et Autofinancements, - Suivi des recettes diverses sur Excel, - Suivi des restes à recouvrer, - Contrôle de la masse salariale (ventilation par UF de l'équipe, - Imputation budgétaire des indemnités de stages des Apprenants et des Intervenants extérieurs, - Collecte des besoins et co-construction de l'EPDR (plateforme SOLSTISS, - Suivi de la taxe d'apprentissage : courriers de collecte et comptabilisation des versements, - Suivi des dépenses et des recettes, - Suivi du Tableau Prévisionnel des Effectifs Rémunérés (TPER), - Préparation des réunions budgétaires avec les gestionnaires DAF, - Recherche de devis, - Participation au choix des équipements, - Participation à la préparation du budget, à la gestion de la taxe d'apprentissage - Participation aux réunions du Conseil Régional Transition Pro - Instruction des dossiers Projet Transition Professionnelle - Suivi des dossiers acceptés par Transition Pro - Facturation en fin de formation des dossiers financés Espace des Organismes de Formation (EDOF) - Mon compte formation - Elaboration et suivi du bon déroulement des entrées et sortie en formation des dossiers acceptés par notre organisme - Suivi des règlements sur la plateforme EDOF et saisi des versements dans le logiciel Pastel Activités en lien avec les tutelles et les financeurs : - Participation aux réponses d'appels à projet - Demande de bons de commande auprès du service approvisionnement - Suivi des commandes des dispositifs pédagogiques - Contribution à l'élaboration des documents « autorisation des instituts » Communication : - Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques et courriels en l'absence des collègues secrétaires - Élaboration des conventions de formation (Autofinancement - prise en charge par l'Employeur, - Participation aux activités des instituts : réunions, portes ouvertes, évènements, diplomations. - Contribution aux procédures de sécurité des biens et des personnes : incendie, malveillance, risque attentat - Mise à jour des formations dispensées par les Instituts de Formation sur les Plateformes suivantes : o DOKELIO (vérifier que les formations sont bien visibles sur la plateforme KAIROS (France travail) o EDOF mon compte formation (vérifier que les formations sont bien visibles sur la plateforme) - Relation avec la Trésorerie Publique du CHI Robert Ballanger. Horaires : Horaires normaux Période de la journée : Jour