Description du poste : Le Groupe DLSI et son agence de Reims recrutent pour un de leurs clients, concession automobile, un : Assistant administratif (h/f) Votre mission 1. Gestion administrative des dossiers de chantiers - Ouverture et suivi des dossiers administratifs des chantiers (création, classement, archivage) - Préparation des documents nécessaires aux équipes terrain (plans, devis, permis, fiches de chantier) - Suivi des commandes de matériaux et équipements en coordination avec les conducteurs de travaux - Gestion des relations avec les sous-traitants (demandes de pièces administratives, attestations, contrats.) 2. Suivi des documents légaux et réglementaires - Vérification et mise à jour des documents obligatoires (assurances, Kbis, attestations URSSAF.) - Suivi des déclarations préalables de travaux (DP, DICT, etc.) - Veille au respect des normes de sécurité et des obligations réglementaires en matière de bâtiment 3. Support à la comptabilité - Saisie et vérification des factures fournisseurs et sous-traitants - Préparation des éléments pour la facturation client (situations de travaux, avoirs.) - Suivi des paiements, relances des impayés en lien avec le service comptable 4. Accueil et interface avec les interlocuteurs - Accueil téléphonique et physique des clients, fournisseurs, partenaires - Réception et gestion du courrier (postal et électronique) - Transmission des informations aux différents services (direction, équipes travaux, comptabilité) 5. Organisation et coordination administrative - Gestion des plannings de réunions, rendez-vous, déplacements - Rédaction de courriers, comptes rendus, notes internes - Participation à l'amélioration des procédures administratives internes Description du profil : - Une première expérience réussie dans un poste similaire est vivement souhaitée - Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) - Rigueur, organisation, sens des priorités - Aisance relationnelle et capacité à travailler en équipe - Discrétion et fiabilité