RESPONSABILITÉS : Lieu de travail : temps partagé entre la DAPAC et la DRP - Campus 1 - Caen. La DAPAC (Délégation de l'appui au pilotage et de l'amélioration continue) accompagne la présidence et la Direction Générale des Services dans le pilotage de l'établissement. La DRP (Délégation relations partenariales) est un service récemment créé, qui constitue un « guichet unique » à destination des partenaires économiques de l'Université. Positionnement hiérarchique : Sous la responsabilité conjointe de la directrice de la DAPAC et de la directrice générale des services Missions principales du poste : La personne recrutée soutiendra l'activité des deux délégations dans leur fonctionnement au quotidien. La personne recrutée sera affectée à 50% de son temps à la DAPAC et à 50% de son temps à la DRP. Activités principales du poste : Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure Participer à la gestion administrative et financière de la structure en appliquant les procédures dédiées Assurer le suivi et la mise à jour des procédures du service Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers, partenaires, entreprises) Gérer les agendas, organiser des réunions et contrôler les échéances Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité de la structure, Assurer le soutien logistique à l'organisation de manifestations (ateliers, séminaires,...) Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur Elaborer des comptes-rendus Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de la structure Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier Classer et archiver des documents PROFIL RECHERCHÉ : Catégorie d'emploi : B Niveau requis : Minimum baccalauréat Domaine de formation : Gestion administrative Les compétences attendues : Savoir-faire Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe Mettre en œuvre des procédures et des règles Accueillir et prendre des messages Enregistrer et classer les documents Rédiger des rapports ou des documents Savoir rendre compte Travailler en équipe Mettre en œuvre une démarche qualité Savoir-être Réactivité Rigueur et fiabilité Sens de l'organisation Sens relationnel Conditions de recrutement : Poste à temps complet, ouvert aux fonctionnaires par la voie de mutation ou détachement et aux contractuels Rémunération statutaire et appréciée en fonction de l'expérience professionnelle Poste à pourvoir : en janvier 2025. Date limite de candidature : Avant le 7/12/2024