POSTE : Assistant·e de Direction H/F DESCRIPTION : Gestion des agendas : » Gérer les prises de rendez-vous pour le directeur et les directeurs délégués. Partager les priorités de l'agenda avec le directeur. Planifier les réunions internes et externes (comité de pilotage, ateliers stratégiques, comité de suivi du plan d'action et des réunions avec d'autres institutions et associations). Assurer la logistique liée aux réunions et aux événements organisés (réservation de salle, repas, transport, etc.). Rédiger des comptes rendus de réunions. Préparer et suivre les ordres de mission (formation, colloques, réunion institutionnelles) de la direction et des services de la direction (lien avec le service formation et la gestion administrative, réservation de transports). Suivre les congés, absences de la direction (directeur et directeurs délégués) et des responsables de service. Accueil téléphonique Assurer l'accueil téléphonique de la Direction et traiter les appels en fonction des demandes et priorités. Donner le premier niveau de réponse ou orienter vers le bon interlocuteur. Participer à la continuité de l'accueil téléphonique pour l'ensemble des directions du CCAS Traitement de l'information » Recueillir, enregistrer, trier et diffuser le courrier de la DIRLPP. Relire et mettre en page des courriers divers, rédiger des courriers. Assurer le suivi des parapheurs. Organiser et assurer le classement des documents intéressant le fonctionnement de la DASLPP. Communication et mise en forme » Saisir et valoriser tout type de documents (Word, Excel, PowerPoint) en veillant au respect de la charte graphique. Participer à la rédaction et à la formalisation des bilans d'activité des services de la DASLPP. Participer à la réalisation du bilan d'activité du CCAS (« Repères») pour le compte de la DASLPP, et réaliser des supports de communication pour les services. » Rechercher et synthétiser des informations en vue de la constitution de dossiers thématiques ou événementiels. » Recueillir régulièrement auprès des services de la Direction les événements à valoriser. Suivi administratif et financier Assister les services de la DASLPP dans l'application des procédures internes. Veiller au respect du calendrier des principales échéances de l'activité de la Direction. Participer à l'élaboration du budget de la Direction, et réaliser les engagements comptables pour celle-ci. Contrôler l'état des lignes de crédit de la Direction (lignes budgétaires DIRLPP). Procéder à la liquidation des factures engagées. Travailler en lien avec le Pôle questure et assistantes de direction ressource pour assurer le respect des délais pour la préparation des délibérations de la direction pour le Conseil d'Administration. Travailler en lien avec le Pôle questure et les directions de la Ville pour préparer les documents nécessaires à l'attribution des subventions aux associations du champ de précarité. Faire le lien avec les services ressources en fonction des besoins de la Direction. Participer à la gestion des conventions de stage de la Direction et de ses services. Organiser et assurer le classement papier et informatique, dont l'archivage. Recenser les besoins et veiller à la disponibilité des fournitures de bureau et autres consommables. Gérer les tickets de transports en commun pour les services de la DASLPP. Participer à la conception de tableaux de bord et leur mise à jour régulière. Créer et mettre à jour les contacts de la Direction. Gestion de dossiers spécifiques Rédiger des délibérations et notes de synthèse pour le Conseil d'Administration en lien étroit avec le -la Directeur-trice. Suivre l'échéancier des contrats de prestation et des conventions de la DASLPP. Suivre les conventions de mise à disposition de salles. Animer le réseau des secrétaires des services de la DASLPP Suivre le processus d'instruction des subventions aux associations en lien avec la Direction générale et la Dirlpp (pièces administratives, rapport d'activité) Divers » Être force de proposition pour la création d'outils de suivi. » Travailler en binôme avec l'assistante de direction de la DASPA afin de pallier aux absences de l'assistante de direction concernée (réciprocité). Lieu de travail : 47 avenue Marcelin Berthelot 38000 Grenoble Rémunération selon le cadre d'emploi, régime indemnitaire Rémunération selon