POSTE : Assistant Administratif H/F DESCRIPTION : Rattaché au Directeur d'agence vos principales missions sont : Secrétariat : - Accueillir et renseigner les interlocuteurs internes ou externes - Prendre les appels téléphoniques : relayer l'appel auprès du bon interlocuteur, prendre les messages et les diffuser en temps voulu, apporter un premier niveau d'information - Assurer le traitement du courrier (arrivée, départ) - Organiser et coordonner les agendas, organiser les réunions et RDV et préparer les documents nécessaires à leur bon déroulement - Elaborer des comptes rendus et dossiers à partir de prises de notes en réunions - Traiter avec confidentialité des informations « sensibles » avec des interlocuteurs multiples - Identifier les interlocuteurs pertinents en fonction des dossiers - Mettre en forme des documents - Editer et photocopier des documents - Anticiper et organiser les déplacements : Réservation hôtelière et transport, établissement des ordres de mission, engagement, feuille de route - Effectuer toutes tâches ou missions à la demande d'un responsable Gestion Administrative et commerciale : - Mettre en place un système de classement et d'archivage accessible - Classer et archiver les documents papiers et électroniques à partir des normes en vigueur - Mettre en place et assurer la mise à jour de la base de données clients/prospects - Mettre en place et suivre le référencement de tous les contrats clients - Rechercher des informations et des documents pour constituer des dossiers adaptés à une cible définie - Assurer le traitement des devis et des appels d'offre - Centraliser la gestion des stocks et des commandes Suivi Budgétaire et Facturation : - Réaliser les opérations comptables (provisions, frais, rapprochements bancaires) - Passer les commandes, codifier et saisir les factures fournisseurs et les transmettre aux services concernés - Valider avec l'équipe d'exploitation et saisir les éléments de facturation des chantiers - Assurer le suivi administratif des contrats et réglements clients (relances, révision des prix) - Créer et saisir les refacturations internes - Contrôler les ordres de mission et les factures PROFIL : Doté(e) d'une bonne connaissance des outils informatiques, vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre capacité à travailler en équipe ainsi que pour votre autonomie. Vous êtes à l'aise avec les chiffres et avez de fortes capacités relationnelles. Vous avez une formation type BTS dans le domaine de la gestion, et Vous justifiez d'une expérience réussie de 3 ans sur un poste similaire. Vous êtes reconnu pour votre investissement et votre implication. Vous savez faire preuve d'écoute et de patience. Votre rigueur et votre capacité à gérer les priorités vous permettent de respecter les échéances. Vous savez faire preuve de discrétion et de confidentialité. Doté d'une aisance relationnelle, vous savez vous organiser et travailler à la fois en autonomie et en équipe. Alors le poste est fait pour vous ! « Onet est engagée depuis de nombreuses années en faveur de la diversité et du handicap. Onet recrute et reconnaît tous les talents. » Rejoindre Onet c'est aussi adhérer aux valeurs d'écoute, respect, audace qui ont fondé notre groupe et guide nos actions au quotidien