POSTE : Assistant-e Adminitratif-ve Polyvalent-e à Seynod 74600 H/F DESCRIPTION : Nous recherchons pour le compte de notre client spécialisé dans la maintenance préventive et corrective d'un parc d'ascenseurs (Maintenance, dépannage, déblocage usagers), un Assistant.e adminitratif.ve polyvalent.e (F/H). Poste basé à Seynod (74600) LES ACTIVITES PRINCIPALES Accueil téléphonique - Répondre et orienter les appels - Faire un retour aux clients suite à leur demande de suivi - Prendre les messages et les transmettre aux personnes concernées Gestion administrative du service après-vente - Enregistrer les demandes d'intervention - Suivre l'affectation et du traitement des demandes d'intervention avec relance des techniciens pour prise en charge et retour de pannes - Suivre le planning des techniciens en collaboration avec les responsables d'agence - Établir les devis de réparation - Enregistrer les commandes clients - Rédiger les commandes d'achat - Commander le matériel - Réceptionner les livraisons de marchandises - Facturer les bons d'intervention des techniciens - Éditer les rapports annuels d'intervention - Assister les Responsables d'Agence dans la prise de rendez-vous - Assurer le suivi administratif des dossiers commerciaux (devis, contrat, relance) Gestion administrative des contrats de maintenance - Saisir les propositions de contrat, les faire valider au Responsable d'Agence concerné avant de les diffuser aux clients - Créer les nouveaux contrats dans l'ERP de la société - Mettre à jour la base de données en fonction des résiliations, suspensions, gratuité des contrats, etc - Éditer les carnets de maintenance et les étiquettes de dépannage Gestion administrative des travaux - Faire la déclaration de sous-traitance des travaux - Constituer et diffuser les dossiers d'ouvrages exécutés (DOE) Gestion administrative des véhicules des techniciens - Remplir le carnet de bord électronique lors de l'utilisation de véhicule de service par un autre technicien PROFIL : Les compétences clés : - Connaissance de l'environnement de l'ascenseur et des métiers connexes - Connaissance de l'organisation de l'entreprise et des process - Connaissance des procédures et normes de sécurité - Application des consignes conformément aux règlementations - Connaissance des outils informatiques (Progilift, ASANA, Pack Office..) Organisation et réalisation du travail - Faire preuve d'implication, d'engagement et de proactivité - Être autonome - Capacité à s'adapter aux clients, aux équipes, aux prestataires extérieurs - Capacité d'organisation et de planification de son temps - Être rigoureux - Savoir gérer les priorités Travail en équipe - Savoir communiquer / effectuer un retour sur information (Savoir échanger) - Savoir transmettre un message - Goût du travail en équipe - Disponibilité vis à vis de l'équipe