Référence CSP: MINT_BA062ATC-92980 Affectation Localisation administrative : Secrétariat Général Commun Départemental du Pas-de-Calais - ARRAS Localisation géographique : Préfecture du Pas-de-Calais - rue Ferdinand BUISSON - ARRAS   Affectation : Service logistique et bâtimentaire Vos activités principales Missions générales : - elle/il assure la gestion administrative auprès du chef de service : secrétariat, accueil, rédaction de courriers, gestion des plannings de congés du service, relances des différents acteurs des missions du SLB, suivi des agendas du service. - elle/il contribue à la complétude des outils partagés au sein du service mais également avec l'ensemble du SGCD du Pas-de-Calais et les services soutenus par celui-ci : tableaux de suivi SGCD, Instances représentatives, OSMOSE, . -elle/il contribue à la rédaction des différents communications du services en ayant pris les éléments auprès des pôles (intranet, lettre info, ...) Assistance pôle bâtimentaire: - elle/il assure la gestion des plannings en matière de contrôles réglementaires et de maintenances préventives. Pour cela, elle/il aura à prendre l'attache des sociétés pour l'établissement des devis et les prises de rendez-vous, ainsi que des correspondants sur les différents sites dont le SGCD du Pas-de-Calais à la gestion pour fiabiliser les plannings. - elle/il sollicite les entreprises pour établir les devis utiles au pôle entretien bâtimentaire, fixer les dates d'intervention ou de rendez-vous, opérer les relances nécessaires à la réalisation des chantiers. - elle/il contribue à la complétude des tableurs (notamment les tableaux de suivi des travaux et des maintenances préventives, ou de suivi des engagements budgétaires), cartes mentales (cartographie des contrôles réglementaires, suivi d'opérations), réseau interne. - elle/il assure la constitution, la rédaction et le suivi de différents dossiers touchant aux activités du pôle : déclarations d'urbanisme (autorisation de travaux, déclaration préalable, permis de construire), obligations réglementaires (registres d'accessibilité, complétude des dossiers de suivi des maintenances,...), courriers divers liés à l'activité du pôle. - elle/il assiste le chef de pôle et les adjoints au chef de pôle pour la programmation budgétaire de travaux (solliciter des devis, compléter les tableaux de programmation et les fiches travaux) en année N-1 et pour le suivi de l'exécution des travaux durant l'année N. Assistance pôle soutien logistique: - elle/il contrôle et valide les versements d'archives pour tous les services soutenus par le SGCD et en lien avec les archives départementales. Pour cela, elle/il produit tous les documents réglementaires : bordereaux de demande d'élimination, bordereaux de versement aux Archives Départementales. -elle/il assure un appui administratif auprès du chef de pôle et l'adjoint au chef de pôle: sollicitation/relance/gestion auprès de fournisseurs.