Référence CSP: O974250/525000007 Un poste d'Agent d'Accueil (H/F) est à pourvoir à la Direction de la Communication - Service Représentations Institutionnelles et Protocole. Sous l'autorité du Responsable des représentations institutionnelles et protocolaires, l'agent accueille et accompagne la première demande des administrés et des agents de la collectivité sur le plan administratif et informatif. Il/elle oriente les différents publics vers les services de la collectivité ou organisme selon leur demande. Il/elle gère les mèls d'usagers et les oriente. Il/elle réponds au standard téléphonique et oriente vers la direction dédiée. Il/elle gère la réception des courriers et plis. * Assurer l'accueil physique et/ou téléphonique - Assurer l'accueil et l'information lors des séances plénières - Recevoir, filtrer et orienter les demandes des usagers, des partenaires et des agents vers les directions / services compétents - Annoncer, orienter et présenter les visiteurs * Participer aux manifestations organisées par la Collectivité - Accueil du public, distribution de documents, etc. * Identifier, renseigner et orienter les usagers - Traiter les mails reçus via le site internet de la collectivité * Réaliser les tâches administratives - Prendre les demandes de rendez-vous des administrés auprès de l'autorité et des élus (selon les délégations et les secteurs géographiques) - Renseigner le planning des salles de la collectivité - Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation lié à l'accueil - Assurer le suivi des courriers « arrivée » et « départ » - Tenir un registre d'incident/ de santé et de sécurité/ de sollicitations internes - Rédiger des documents administratifs en lien avec l'activité du service - Mettre à jour les tableaux de suivi de l'activité du service * Assurer la veille informationnelle de l'actualité du Département et des organismes extérieurs pour connaitre les dispositifs et politiques menés - Se renseigner sur les nouveaux dispositifs, les changements d'adresse et contact des services du conseil départemental, des structures en lien, via le réseau d'agent, le site du Département, internet, intranet, média, journaux, magazines... * Assurer la continuité du service en cas d'empêchement d'un(e) collègue La résidence administrative est fixée à Saint-Denis.