POSTE : Back Office Assistant H/F DESCRIPTION : Rattaché à la Direction Comptable, le pôle Back Office est un élément central dans le développement du groupe avec une dimension internationale. En tant qu'Assistant de Gestion au sein de ce pôle, vous aurez pour principales missions et responsabilités sur l'ensemble des sociétés du groupe (plus de 300 dans le monde) : Missions : Administratif et Gestion : - Gestion des boîtes mails (organisation, mise à jour, réponse aux sollicitations internes/externes, gestion des litiges) - Traitement et résolution des litiges (liés à la commande et/ou facturation) - Relève et tri du courrier (enregistrement et transmission aux destinataires) - Communication interne et externe (assurer la bonne circulation des informations liées aux processus, alerter sur les anomalies et communiquer avec fluidité avec les services internes et partenaires externes) - Gestion des notes de frais : suivi, contrôle de conformité et validation des notes de frais. Préparation et exécution des campagnes de paiement. Achats/Ventes : - Vérifier la conformité des contrats inter-compagnie, lancer leur facturation et vérifier la réciprocité des comptes. - Préparer et réaliser les campagnes de paiement. - Créer, suivre et mettre à jour le référencement des fournisseurs dans l'ERP. S'assurer de la conformité des documents reçus (Kbis, RIB,). - Vérifier la cohérence des bons de commande reçus et les valider. - S'assurer de la validité légale des factures reçues (mentions obligatoires, TVA, coordonnées bancaires). - Enregistrer les factures fournisseurs dans le respect des délais et les rapprocher aux commandes correspondantes. - Suivre et s'assurer de la bonne réception des factures dont les fournisseurs sont en prélèvement automatique et les enregistrer. - Préparer et exécuter les campagnes de paiement fournisseurs en respectant les échéances de paiement. - Vérifier la cohérence des écritures comptables liées à la facturation et aux paiements/remboursements. Information complémentaire : - Poste en 39h PROFIL : Compétences techniques : - Formation supérieure en gestion des entreprises et des administrations et avez au moins 5 années d'expérience au sein d'un service de gestion ou de comptabilité. - Vous maîtrisez les principes de base de la comptabilité fournisseurs et êtes à l'aise avec les outils informatiques (ERP, logiciel de notes de frais,). - Vous avez une bonne capacité d'adaptation et évolution vers de nouvelles méthodes de travail (nouveaux outils, processus). - Vous êtes à l'aise à l'écrit et à l'oral. - Vous êtes polyvalent et avez un forte capacité d'analyse. - Maitrise de l'anglais serait un plus Compétences transversales : - Rigueur et sens du détail - Organisation et gestion des priorités - Esprit d'analyse et de synthèse - Discrétion et respect de la confidentialité des données - Capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement - Réactivité et adaptabilité face aux imprévus ou aux anomalies - Esprit collaboratif et sens du service - Volonté d'apprendre et de s'améliorer en continu