Description : ACTIVITÉS PRINCIPALES : - Traitement des courriers, des dossiers et des documents médicaux (enregistrement, tri, diffusion et archivage dans le respect des règles) - Soutien administratif au sein des unités (signature de documents administratifs auprès des patients.) et auprès du service médico-social du pôle - Suivi des certificats légaux - loi du 5 juillet 2011 - Suivi loi isolement et contentions - loi du 22 janvier 2022 - Suivi de l'accès au dossier médical - loi du 4 mars 2002 - Saisie des mouvements des entrants et sortants, contrôle des mouvements ambulatoires - Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte-rendu) - Accueil physique et téléphonique - Reproduction de documents ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES : - Polyvalence des tâches au sein du secrétariat - Liens avec le bureau des entrées, le bureau du DIM et les différents secrétariats de l'établissement - Contact avec les établissements de santé et les différents partenaires externes - Utilisation de différents logiciels bureautiques et agendas électroniques - Statistiques du pôle - Filtrer et orienter les appels ainsi que les demandes téléphoniques internes et externes - Archivages des dossiers avec mise à jour du fichier de suivi - Renseigner les interlocuteurs. LIEU D'EXERCICE : 143 Avenue Armand Guillebaud 92160 Antony QUOTITÉ DE TRAVAIL : 35 heures réalisées selon les normes du guide du temps de travail. Horaires habituels de travail : selon planification du service du lundi au vendredi RÉMUNÉRATION : Selon la grille indiciaire hospitalière Profil recherché : PRÉREQUIS * Titulaire d'un diplôme de BAC/ BAC+2 Secrétariat SAVOIRS * Connaissance de la législation et de la réglementation hospitalière * Connaissance des droits des patients SAVOIR-FAIRE * Maitrise de l'orthographe * Connaissance et maîtrise du vocabulaire médical * Capacité à utiliser des outils informatiques (Pack office, DxCare, DxPlanning, Dossier Patient Informatisé, Outlook.) * Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire, en lien avec plusieurs praticiens SAVOIR-ÊTRE * Sens de l'accueil, de l'écoute et de la discrétion * Respect des règles de confidentialité et du secret professionnel. * Expression convenable envers les différents interlocuteurs * Rigoureux(se) * Avoir le sens des priorités * Organisé(e) * Tenue vestimentaire correcte exigée PARTICULARITÉS ET CONTRAINTES DU POSTE * Polyvalence entre les trois secrétaires de l'intra-hospitalier * Emploi du temps susceptible de modification (horaires, temps de présence, mobilité possible à l'intérieur du pôle à titre exceptionnel). * Charge de travail variable. * Respect et transmission des consignes. * S'insérer dans une démarche de formation continue. * Participer aux réunions de travail de l'unité, du service, de l'établissement. * Montrer un intérêt à la profession, à son contexte, à son évolution. * S'intéresser à la vie du service et de l'institution. * Soucis d'une bonne relation entre l'intra et l'extra hospitalier. * Soucis de bonne relation inter-pôles. * Fiche de poste susceptible d'évoluer en fonction des projets de service et des intérêts du professionnel Risques liés à l'activité : * Postures liées à l'utilisation de l'outil informatique, fatigue visuelle. * Risque inhérent à toute personne travaillant dans un service de soins spécialisé en psychiatrie.