coordinateur adiminstratif - Gestion ADV H/F ( a modifier en DB ) Finalité du poste Ce poste a pour mission d'assurer l'accueil téléphonique, la coordination administrative et le suivi opérationnel des dossiers clients, tout en facilitant la circulation des informations entre les clients, les équipes internes et les partenaires. Il contribue directement à la qualité de service, à la réactivité commerciale et au bon pilotage de l'activité. Positionnement Rattaché(e) à la direction, le poste travaille en lien quotidien avec les équipes commerciales, techniques, SAV et administratives. Missions prioritaires 1. Gestion du standard téléphonique - Assurer la réception et le dispatch des appels entrants. - Qualifier les prospects et organiser la prise de rendez-vous. - Saisir et mettre à jour les informations dans les outils internes : CRM, fichier SAV et supports de suivi. - Réaliser le suivi administratif lié aux rendez-vous, notamment la gestion du planning pour R1 et l'envoi des confirmations par email. - Assurer un premier niveau de relation client sur les sujets liés aux chantiers, au SAV et aux devis en attente. 2. Gestion administrative des dossiers - Constituer et suivre les dossiers Prime CEE Effy pour les PAC Air/Eau et Air/Air sur la plateforme dédiée Effy. - Préparer et suivre les dossiers photovoltaïques : urbanisme, Enedis, Consuel. Logiciel Revolt - Vérifier la complétude des pièces administratives et relancer si nécessaire. - Assurer la traçabilité des dossiers et leur bonne mise à jour dans les logiciels de suivi. 3. Communication proactive des informations aux équipes - Remonter rapidement les problèmes identifiés. - Communication en cas de retard technicien ou d'aléas de planning. - Signaler les demandes SAV urgentes. - Faciliter la circulation des informations utiles pour permettre une prise de décision rapide. 4. Participation au briefing hebdomadaire - Participer à la préparation de la semaine avec la direction et les équipes. - Consolider les informations utiles pour anticiper les priorités opérationnelles. - Préparer les éléments de communication à destination des clients. - Contribuer à la passation des commandes fournisseurs selon les besoins planifiés. 5. Suivi du fichier de pilotage et des KPI - Mettre à jour les fichiers de pilotage de l'activité. - Assurer le suivi des indicateurs clés de performance. - Fiabiliser les données nécessaires au pilotage commercial et administratif. - Aider à identifier les points de vigilance et les actions correctives à mettre en œuvre. Activités complémentaires attendues - Garantir la qualité et la fiabilité des informations saisies. - Prioriser les demandes selon leur niveau d'urgence. - Maintenir une communication professionnelle, claire et réactive avec les clients et les équipes. - Veiller au respect des procédures internes et des délais. Compétences requises Savoir-faire - Maîtrise de l'accueil téléphonique et de la relation client. - Bonne capacité d'organisation et de gestion des priorités. - Aisance dans le suivi administratif de dossiers multiples. - Utilisation courante des outils bureautiques, CRM et logiciels de suivi. - Capacité à coordonner plusieurs interlocuteurs dans un environnement opérationnel et intense. Savoir-être - Rigueur. - Réactivité. - Sens du service. - Discrétion professionnelle. - Esprit d'équipe. - Autonomie. - Capacité d'anticipation. Profil recherché Une expérience sur un poste d'administration des ventes, de coordination administrative ou de support opérationnel est recherchée. Une sensibilité aux métiers techniques, au bâtiment, à l'énergie ou à la relation client constitue un atout. Indicateurs de réussite du poste - Qualité du traitement des appels et rapidité de qualification. - Fiabilité de la saisie et de la mise à jour des dossiers. - Respect des délais administratifs. - Fluidité de la communication entre les équipes. - Qualité du suivi client et réactivité sur les urgences. - Bonne tenue des tableaux de pilotage et des KPI.