POSTE : Secrétaire Standardiste H/F DESCRIPTION : Le poste: Secrétaire CDI Temps complet Les missions: En lien avec l'équipe administrative. Gestion des appels téléphoniques : Réceptionner les appels téléphoniques entrants du site Prendre les messages et les transmettre aux bons interlocuteurs dans les temps Attribuer une ligne directe à chaque résident selon les consignes et suivre la taxation téléphonique. Tenir à jour la liste téléphonique des résidents présents Transmettre le standard en fin de poste Accueil physique Accueillir avec respect et discrétion et orienter les résidents, les familles et les autres visiteurs selon les bonnes pratiques Informer le résident et sa famille, notamment sur les modalités d'hébergement. Présenter les prestations fournies. Répondre à leurs questions dans les limites de sa fonction Remettre le livret d'accueil au résident Remplir les fiches contacts et/ou enregistrer les demandes de réservation Aider les familles et résidents dans la constitution des dossiers APA, APL S'assurer de la bonne tenue du hall et de la banque d'accueil. Porter une tenue vestimentaire adaptée à la fonction Gestion des dossiers administratifs des résidents Ouvrir et tenir à jour les dossiers administratifs des résidents Préparer et suivre la facturation des séjours des résidents Préparer, contrôler et distribuer les factures des prestations à la charge du résident : revues, coiffeur, esthéticienne, pédicure, repas accompagnants, Assurer les encaissements et les remises bancaires Suivre les impayés et les contentieux Préparer les dossiers et documents nécessaires aux entrées et aux sorties des résidents Tenir le registre des entrées et des sorties des résidents Activités administratives Assurer le suivi des commandes de repas du personnel Classer les copies des courriers. Ranger les archives Saisir quotidiennement dans l'outil informatique les statistiques Participer à la gestion et au traitement statistique des questionnaires de satisfaction remplis par les résidents et autres indicateurs Réceptionner et transmettre les messages d'alarmes et de pannes. Veiller à la mise à disposition des registres (maintenance, sécurité) Réaliser divers travaux de secrétariat Gestion administrative du personnel Accueillir et participer à l'intégration des nouveaux collaborateurs Communication interne et démarche qualité Participer à la démarche qualité, aux différents groupes de travail et aux formations Signaler à l'équipe soignante toute situation à risque pour le résident Veiller à la bonne application du règlement de fonctionnement de la résidence Réaliser l'affichage de divers documents à destination du personnel, des résidents et des visiteurs PROFIL : Profil recherché : Débutant(e) acceptée(e)