POSTE : Assistant de Gestion H/F DESCRIPTION : Au sein de la Direction Gestion Administrative, l'Assistant(e) de Gestion assure la gestion administrative du personnel en support ainsi que la gestion comptable sous l'autorité de son Directeur administratif et Financier. Il/elle contribue à la qualité des relations avec les différents interlocuteurs internes et externes. Descriptif des missions principales : Assistance auprès de la Direction - Gérer les emplois du temps, le courrier, organiser les déplacements, les réunions. - Exercer un rôle de support : relayer les consignes de la direction, partager les informations, de sources interne et externe, utiles aux collaborateurs. - Exercer un rôle de veille et d'alerte sur les informations significatives et les événements sensibles touchant l'entreprise. Gestion administrative - Assister le/ la RAF sur la gestion des services généraux : assurances, sécurité, entretien, fournitures. - Actualiser, classer, archiver les dossiers et les fichiers clients et fournisseurs. - Assurer le suivi des stocks et la logistique des fournitures bureaux, courriers etc. (Approvisionnements, expéditions, livraisons). - Achats de fournitures administratives et exploitation (consultation, comparatif, commande) - Assurer le suivi des stocks et la logistique des fournitures bureaux, courriers etc. (approvisionnements, expéditions, livraisons). - Gérer les envois courriers - Rédiger des courriers et des notes internes - Préparer les inventaires ainsi que la clôture des inventaires - Mettre à jour ZEENDOC, gérer l'archivage et importer les documents - Actualiser, classer, Gérer le classement et l'archivage divers (fichiers clients et fournisseurs) - Mettre en place des procédures internes - Gérer les contrats de frais généraux (assurance, flotte auto, téléphonie, copieurs) - Assurer le suivi assurance : déclaration, sinistre, suivi des remboursements Gestion comptable & financière - Suivre le budget et la comptabilité (facturation clients, règlement fournisseurs), saisir les écritures comptables. - Analyser et suivre la trésorerie, gérer des dossiers de financement, rechercher et proposer des solutions de gain et d'économie. - Gérer les relations avec les banques, les services fiscaux, les organismes sociaux. Gestion commerciale & Conseil - Relation avec divers interlocuteurs internes et externes - Alerter sur les risques en lien avec la facturation en charge - S'assurer du suivi des dossiers, factures et relances sur son périmètre et son pôle de référence - Assurer le traitement des dossiers litigieux - Assurer le point d'entrée des réclamations et des demandes - S'assurer du respect des processus - Participer aux actions de communication externe de promotion des produits (présence aux salons professionnels). - Gérer les fournisseurs et les sous-traitants : suivre les contrats, régler et saisir les factures, négocier les tarifs. - Enregistrer et suivre les commandes, les en-cours, les crédits clients, effectuer les relances, veiller au recouvrement des impayés. - Etre force de proposition sur les axes d'améliorations Profil recherché et pré-requis : - La maîtrise d'Excel serait un plus (Créer une liste de choix déroulante fixe, Créer une liste de choix déroulante dynamique grâce à la formule DECALER, Créer des tableaux croisés dynamiques, Utiliser les formules) - Rigueur et à l'aise dans les tâches administratives - Savoir gérer ses priorités - Connaissance des process internes et maîtrise des outils - Avoir un bon rédactionnel - Connaissance du fonctionnement des fournisseurs - Savoir identifier une situation problématique et en informer son équipe et sa direction - Reporting envers sa hiérarchie - Connaissance des différents domaines de la gestion administrative & comptable - Processus de facturation - Règles de contrôle interne Principales compétences comportementales - Organisation, rigueur, fiabilité - Capacités d'adaptation, polyvalence - Autonomie, adaptabilité - Capacité à la gestion du stress, dynamisme, réactivité - Posture managériale, Capacité à transmettre, responsabilités - Force de proposition - Sens de l'écoute - Sens du service Nous sommes une entreprise qui valorise le bien-être de ses employés et nous offrons une gamme complète d'avantages qui vous permettront de vous épanouir professionnellement et personnellement. Tout d'abord, notre mutuelle d'entreprise est l'une des meilleures du marché, offrant une couverture santé complète et adaptée à vos besoins. Nous sommes également fiers d'offrir un salaire attractif, re