Direction : Direction des ressources humaines non médicales et des relations sociales Pôle : Chirurgical Service : Bloc opératoire UF : 2200 Métier : Secrétaire médical(e) Corps : Assistant Médico Administratif / Adjoint administratif Code métier : 40L20 / 45A20 Cadre règlementaire : fonction publique hospitalière Définition du métier -Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda de consultations, admissions, convocations, etc.) -Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient. -Rédiger, traiter et organiser l'ensemble des informations administratives relatives à un secrétariat -Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale Définition statutaire Statut : CDD/CDI/titulaire de la fonction publique hospitalière Catégorie : B / C Organisation du travail : -Poste à temps plein -Amplitude horaire : 37 h30 -Repos fixe -Organisation du temps de travail : cycle forfaitaire en fonction de l'organisation du service. Lieu de travail : Châteauroux Déplacements liés à la fonction : oui non X Suppléance (le cas échéant) : sur le secrétariat d'anesthésie et sur le secrétariat de réanimation polyvalente Position dans la structure -Relations hiérarchiques -Direction des ressources humaines non médicales et des relations sociales -Cadre de santé de proximité -Cadres de pôle Position dans la structure -Relations fonctionnelles -Médecins du service -L'ensemble des professionnels du service -Partenaires paramédicaux des services de soins du centre hospitalier -Secrétaires médicales, PAE -Prestataire interne à l'institution : pharmacie, transport, service technique. -Prestataire externe à l'institution Missions du service -Accueil physique et téléphonique du secrétariat -Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, préparation des réunions, ) -Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale -Prise de notes, frappe et mise en forme des documents -Tenue à jour du dossier patient. -Saisie des données liées à l'activité médicale -Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine de compétence -Inventaire de matériels, équipements, dossiers Missions spécifiques du poste Missions principales : o Accueil physique et téléphonique des patients, des familles, de l'entourage. o Prise de rendez-vous informatique o Elaboration des documents (CRO-CRH, courriers patients) Missions spécifiques en lien avec la qualité : o Gestion des dossiers patients et mise à disposition o Prendre connaissance et appliquer les procédures et les vigilances o Déclaration des EI Autres missions spécifiques : o Consultations d'anesthésie : conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité o Gestion et coordination médico-administrative o Edition des plannings de consultation o Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale o Actes découlant des appels et consultations : Prise de notes, frappe et mise en forme des documents et courriers de consultations Fonction d'encadrement des stagiaires et nouveaux arrivants Activités Activité : Actes découlant des appels et consultations : o Prise de notes, frappe et mise en forme des documents et courriers de consultation o Saisie des données liées à l'activité médicale : création des mouvements de consultations o Tenue à jour du dossier patient o Traitement des courriers, dossiers, documents o Vérification des informations administratives/identité Actes découlant des missions secrétariat bloc opératoire : o Tâches quotidiennes Répondre aux demandes diverses (imprimer documents, chercher des numéros de téléphone, sortir des dossiers, problème de séjour en salle de réveil) Programmation des blocs opératoires avec prise de rendez-vous d'anesthésie Gestion des courriers ambulatoires (CRH-CRO-Ordonnances diverses -divers certificats VSL -arrêt de travail et prise de rendez-vous post-opératoire) Envoi des courriers de la veille d'UCA Gestion des appels téléphoniques en collaboration avec le bureau de régulation o Tâches fréquentes Envoi de mail au Président du conseil de bloc pour valider compte rendu de réunion après relecture et correction Envoi de mail aux membres du conseil de bloc et de la commission des utilisateurs après validation des comptes rendus Envoi des convocations pour les réunions et réserver les salles de réunion Préparer les documents pour les membres du conseil de bloc ou de la commission des utilisateurs (photocopies et classement en fonction de l'ordre du jour) e