Poste basé sur Paris 12ème (Bastille). Au sein du secrétariat de la Direction des Achats et de la Logistique (DAL) sous la responsabilité du directeur de la DAL, la secrétaire de direction a une double mission : celle d'apporter une aide au directeur et à son adjoint en termes de communication, d'information, d'accueil pour l'ensemble de la direction et celle de traiter les dossiers de l'entité exécution, principalement les actes de sous-traitance. - Gestion courante (80 % de l'activité) Participer à l'accueil physique et téléphonique, Gérer la planification des agendas et des déplacements de la direction, Planifier, organiser et assurer le suivi des réunions, Enregistrer le courrier et le diffuser, Rédiger, mettre en forme et tenir à jour des documents (présentation, compte-rendu, note...), Prendre en charge les aspects logistiques et les moyens matériels de la direction. - Exécution des marchés publics (20 % de l'activité) Pour l'essentiel : Traiter et suivre les actes de sous-traitance : vérifier l'exactitude des documents transmis (DC4) puis d'informer l'entreprise de la validation de sa demande, de classer l'acte sur un serveur et de remplir deux tableaux (un pour la DAF et un autre pour la DAL). Plus occasionnellement : Constituer les dossiers avant envoi au contrôle de légalité, Assurer le suivi de la signature des marchés et des actes qui s'y rapportent, Envoyer au contrôle de légalité tous les marchés et les actes qui s'y rapportent, Notifier tous les marchés et les actes qui s'y rapportent, En cas de remplacement, effectuer la diffusion des dossiers d'appels d'offres. Profil recherché Savoir : - Connaissance en secrétariat (organisation, agenda, téléphone, courrier...), - Maitrise des outils informatiques (Pack Office, Microsoft 365), - Connaissance des principes et des règles de la communication orale, téléphonique et écrite, - Connaissance des techniques et des règles de rédaction administrative, - Notions des marchés publics Savoir-faire : - Travailler en réseau - Synthétiser des informations, un document - Mettre en forme et valoriser des supports écrits - Diffuser une information, une publication - Prioriser Savoir-être : - Sens de l'organisation - Sens des relations humaines - Être rigoureux - Réactivité Formation : Niveau Bac en assistanat/secrétariat Expérience : Expérience significative dans le domaine