RESPONSABILITÉS : LE SERVICE ET L'ÉQUIPE L'Université de Bretagne Occidentale (UBO) est gestionnaire d'un parc d'une superficie de plus de 260 000m2 répartis sur l'ensemble du territoire breton. La Direction du Patrimoine gère et adapte de façon optimale le patrimoine universitaire pour donner à tous, étudiants, enseignants, chercheurs, personnels techniques et administratifs, les meilleures conditions de travail nécessaires à l'accomplissement de leurs missions, dans le respect des réglementations. Constituée d'une équipe de 73 agents répartis au travers de 8 pôles fonctionnels, la Direction du Patrimoine intervient sur l'ensemble du patrimoine immobilier bâti et non bâti de l'UBO. Rattaché à la Responsable Administrative et Financière (RAF), l'agent intégrera le Pôle Administratif constitué de 4 autres personnels. LE POSTE ET LES MISSIONS Votre mission principale ? Vous serez en charge de la gestion administrative courante des activités du Pôle Administratif et participerez à l'accueil téléphonique de la Direction du Patrimoine. Vos activités ? - Vous accompagnez administrativement les projets de leur conception à leur clôture définitive et faciliter leur réalisation : réponses à des appels à projets (AAP), rapports de suivi des projets, etc.) - Vous réalisez la saisie et la mise à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative (principalement financière). - Vous formalisez les commandes sur l'outil interne de comptabilité (SIFAC), traitez et enregistrez les factures dans le respect du délai global de paiement. - Vous réceptionnez et apportez une réponse aux « Demandes d'Utilisation de Locaux ». - Vous gérez le suivi des conventions (mise à disposition des surfaces ou location) et des contrats en lien avec les responsables des différents pôles de la Direction. - Vous garantissez le suivi de dossiers spécifiques pour lesquels vous êtes un interlocuteur privilégié en interne comme en externe. - Vous effectuez le suivi des commandes et la facturation des fournitures de gaz spéciaux des laboratoires de l'université. - Vous veillez au suivi des contrôles techniques de la flotte automobile de la Direction. - Vous participez à la tenue de l'accueil téléphonique de la Direction. - Vous réalisez l'ensemble des tâches de secrétariat courant : frappe de documents (courriers, rapports), mise en forme, classement et archivage. PROFIL RECHERCHÉ : VOTRE PROFIL Vous êtes issu(e) d'une formation Bac en gestion administrative et avez acquis une expérience réussie dans le domaine du secrétariat ou de la comptabilité. Vous êtes à l'aise avec les outils de bureautique et maitrisez parfaitement Excel. Vous disposez de réelles aptitudes à la prise en main et l'utilisation de logiciels (la connaissance du logiciel de comptabilité SIFAC n'est pas un prérequis exigé, une formation en interne est prévue dès l'intégration). Rigoureux(se), organisé(e), vous savez gérer vos priorités sous des délais contraints. Doté(e) d'un excellent relationnel, vous avez le sens de l'accueil et aimez travaillez en équipe tout en faisant preuve d'autonomie.