POSTE : Secrétaire H/F DESCRIPTION : Description du poste Rattaché à l'assistante de la coordination des instituts, sous l'autorité du coordonnateur et de son adjointe, vous participez à l'organisation de la coordination des instituts, de l'institut de formation des cadres de santé et du centre de formation des auxiliaires de régulation médicale. Vous participez à la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées aux services ou suivi des dossiers. Pour cela, vous êtes amené à être en interaction avec les différentes directions et pôles de l'établissement. Vos missions principales sont les suivantes : Secrétariat général de l'IFCS et du CFARM : - Accueil physique des apprenants et intervenants - Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques - Traitement du courrier : tri, enregistrement, traitement, diffusion, classement, archivage - Correction et mise en forme de documents, rapports et courriers comptes rendus d'instance - Gestion et suivi de la scolarité des apprenants (dossier scolaire, emploi du temps, stage, planification des salles au sein du dossier partagé) - Gestion administrative des instances - Paiement des intervenants - Suivi et enregistrement des absences du personnel et des apprenants en promotion professionnelle - Gestion et organisation de la sélection (inscription, épreuves d'admissibilité et d'admission) - Veille réglementaire et organisationnelle - Archivage de dossiers - Enregistrement et classement des conventions pour l'ensemble des stages des apprenants - Gestion des stocks de fournitures de bureau (saisie, suivi, contrôle) - Recensement annuel des besoins en matériel informatique et hôtelier - Demandes de dépannage informatique ou de travaux - Suivi administratif de la taxe d'apprentissage Activités en lien avec la Coordination : - Gestion de l'agenda du Coordonnateur et de son adjointe - Suivi des dossiers de la coordination (taxe d'apprentissage et financement, rapport d'activité, universitarisation, agrément, campus santé) - Gestion financière des instituts - Suivi des commandes et facturations - Régie des instituts - Suivi des demandes des tutelles et coordination des réponses de tous les instituts - Réponses aux demandes statistiques des différentes tutelles et autres organismes Missions ponctuelles (en l'absence de l'assistante de la coordination, vous pouvez être amené à réaliser des missions ponctuelles nécessaires à la continuité du service) : - Prise de rendez-vous, gestion des agendas, organisation de réunions et de déplacements - Transmission aux directeurs des dépôts de recours devant les tribunaux administratifs, cours administratives d'appel et conseil d'Etat Votre profil : De formation Bac STMG, BTS ou DUT dans le domaine du secrétariat et de la gestion administrative, vous justifiez d'au moins 2 années d'expérience, idéalement dans le secteur hospitalier ou de la santé. Compétences : - Connaissance des techniques de secrétariat et de la bureautique - Maîtrise des outils bureautiques Excel, Word, Power point et Outlook - Maîtrise de l'outil GESTOR Aptitudes professionnelles : - Sens de l'accueil et qualités relationnelles - Facilité d'intégration et de communication - Capacité d'organisation et d'adaptation - Disponibilité - Sens du travail en équipe - Esprit d'initiative - Aisance avec les outils informatiques - Savoir rendre-compte - Rigueur et souci de vérification - Respect de la confidentialité et du secret professionnel - Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel - Capacité d'organisation et de gestion du temps Informations complémentaires Nous vous proposons une mission de 6 mois en temps complet à compter du 6 janvier 2025, renouvelable en fonction des évaluations. Amplitude horaire : 08h30-17h00 Votre rémunération sera fixée sur un grade d'Adjoint administratif, catégorie C (grille indiciaire de la fonction publique hospitalière), soit : 2190€ brut - 1760€ net. Pourquoi rejoindre le CHU de POITIERS ? - Faire preuve d'un engagement fort au sein d'une structure hospitalière publique - Réputation : le CHU de POITIERS est reconnu pour ses services de haute qualités et ses avancées dans divers domaines médicaux. - Localisation : Situé à Poitiers, une ville avec un riche patrimoine historique et culturel, le CHU offre un cadre de vie agréable, avec un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée. - Accom