Référence CSP: O974250/523000010 Sous l'autorité de la Direction, il/elle sera chargé.e de différentes tâches administratives et assurera un vrai rôle de soutien, de secrétariat et d'accueil. Assistance administrative * Gestion de l'agenda et organisation des rendez-vous. * Prise de notes, rédaction de comptes rendus et courriers. * Collecte et organisation des informations nécessaires aux dossiers stratégiques * Préparation des réunions et événements. * Conception et mise en ½uvre des supports et outils de communication en interne en assurant leur mise à jour régulière (process). Secrétariat et logistique générale * Accueil physique et téléphonique des publics et partenaires. * Réception et traitement du courrier entrant et sortant (affranchissement, classement, archivage). * Gestion des fournitures et équipements administratifs (commandes, stock, maintenance). * Réception des livraisons, rangement, suivi de l'entretien des équipements (climatisation, internet, téléphonie...). * Contrôle des réserves de Collection et intendance. * Gestion du matériel, et intendances des espaces de travail (planning d'utilisation, fiche de prêt, état des lieux, courses diverses, rangement). Suivi administratif et financier * Traitement administratif des factures, devis et commandes. * Gestion de la régie recettes et régie d'avances en tant que régisseur suppléant. * Gestion des conventions (acquisitions, donations, prêts d'½uvres ou de matériel). * Veille administrative et suivi des engagements contractuels. * Contribution aux bilans et à la mise à jour des bases de données (Collection, artistes, publics...). Soutien à la production et aux projets * Gestion logistique et administratif des projets et événements (interface avec les intervenants et prestataires, gestion du matériel, suivi du planning, rédaction des contrats). * Suivi et implication dans la gestion des collections (alimentation et gestion de la base de données, inventaires, conventions, mouvements). * Aide à la coordination logistique et technique des expositions : transport, assurance, accrochage, démontage. Communication et coordination interne * Relai interne de l'information dans l'équipe. * Gestion de la boutique (facturation, suivi de l'inventaire). * Appui transversal à la coordination des actions menées par le FRAC.