Description : DEFINITION : L'adjoint administratif du CFARM assure le secrétariat, la gestion administrative et le suivi des activités liées au fonctionnement du centre de formation. Il contribue à la qualité de l'accueil et de l'information des candidats, élèves, formateurs, organismes financeurs et partenaires. Il assure également la gestion administrative des concours d'entrée, de la scolarité, des stages, des élèves ainsi que la gestion administrative des évaluations, VAE et de la certification dans le respect des procédures et des échéances définies. Il travaille en étroite collaboration avec la direction, le responsable pédagogique, les cadres de santé, les formateurs et les différents partenaires institutionnels ACTIVITES GENERALES DE SECRETARIAT : - Recevoir, traiter et orienter les appels et messages téléphoniques - Accueillir et prendre en charge du public, informer sur les contenus et le déroulement des formations (renseignements précis en particulier sur les aides financières, orientation des choix) - Recevoir et trier les courriers - Assurer la gestion de la circulation des informations (recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi) ACTIVITES SPECIFIQUES DE GESTION DES FORMATIONS : 1. GESTION GÉNÉRALE ADMINISTRATIVE - Constituer et gérer les dossiers des élèves : administratifs, pédagogiques et scolaires - Organiser et participer aux élections des représentants des élèves - Etablir les déclarations d'accidents de travail - Saisir les renseignements nécessaires à l'édition des badges professionnels des élèves - Informer les élèves sur les différentes aides financières o Instruire et gérer les dossiers des demandes d'aides financières - Assurer le classement, suivi, traçabilité des différents documents nécessaires au fonctionnement de l'école - Suivi des présences des élèves : éditer des fiches de présence, recueillir les justificatifs d'absences des o Entrer les absences dans le logiciel ou les plateformes internet des organismes publics (Région, Pôle emploi), - Établir les attestations mensuelles de présence pour les divers organismes financeurs - Editer et envoyer les conventions des frais de formation aux organismes financeurs et employeurs - Informer les organismes financeurs des interruptions et abandons de formation des élèves - Assurer la facturation des frais de formation - Classer et gérer les archives (internes, et externes en collaboration avec les Archives Départementales) - Elaborer tout bilan chiffré nécessaire aux études demandées par les administrations - Faire remonter au directeur adjoint les besoins en moyens du service - Mettre en œuvre les nouvelles directives administratives - Organiser et/ou participer aux réunions internes ou externes, prise de notes et compte-rendu 2. GESTION DU CONCOURS D'ENTRÉE - Gestion des notices de sélection : mises à jour, envoi pour publication internet. - Gestion des inscriptions, contrôle des dossiers, édition et gestion des listes de candidatures par profil. - Convocation des candidats aux différentes épreuves selon leur catégorie, gestion de l'anonymat - Selon les épreuves réservation de salles, édition des documents nécessaires (signatures, fiche d'appel.), élaboration des plannings, convocation des membres du jury, préparation des dossiers de candidat, édition des documents nécessaires - Saisie des notes, élaboration des tableaux de résultats - Envoi des résultats aux candidats et à la direction de la communication pour publication internet, affichage des listes - Gestion des confirmations de place, désistements, demandes de report (liste principale et liste d'attente) - Elaboration du rapport de concours destiné à l'ARS 3. GESTION DE LA SCOLARITÉ _ Gestion de la rentrée :_ - Convocation - Envoi des conventions de formation et suivi des retours _ Stages :_ Assurer la mise en stage des élèves : - Saisir les places de stages dans le logiciel - Editer et envoyer les courriers relatifs aux stages : affectations, conventions, annulation etc. - Saisir les changements de stage - Assurer la gestion administrative des retours de stage _ Aide à l'activité Pédagogie :_ - Assurer le traitement et la mise en forme de documents pédagogiques - Assurer la mise en forme et l'édition du planning hebdomadaire des enseignements - Tenir à jour les listes de formateurs, permanents et vacataires - Gérer les états de rémunération mensuels des formateurs vacataires _ Evaluations et Certification :_ - Préparer et imprimer les épreuves d'évaluation - Préparer les dossiers pour le jury de Certification - Editer les diplômes d'assistant de régulation médicale 4. ACT...