Description : Le secrétariat du service de Rhumatologie se compose de cinq secrétaires, réparties entre les activités de consultation, le secteur d’hospitalisation et l’hôpital de jour (HDJ). MISSIONS PRINCIPALES * Accueil téléphonique ligne d’hospitalisation partagée (matin/après-midi) * Accueil physique (délégués médicaux, internes, externes, ARC..) * Gestion et préparation du dossier médical * Coordination du parcours patient  * Archivage numérique ACTIVITÉS AU QUOTIDIEN * Gestion administrative liée au secteur d’hospitalisation : relecture et mise en forme des lettres de liaison, numérisation, envoi des courriers patients, archivage * Travail en binôme pour l’accueil téléphonique du secteur d’hospitalisation * Prise de rendez-vous via Dx Planning * Saisie et gestion des courriers de consultation pour les médecins référents  * Gestion des questionnaires douleur  * Gestion de la téléexpertise * Création de documents types * Utilisation du logiciel SPARK pour l’archivage et la gestion des dossiers patients * Réception, tri et distribution du courrier interne et externe, ainsi que des fax liés à l’hospitalisation * Transmission des dossiers patients à la demande de la direction de la clientèle * Gestion des mails, y compris la boîte mail générique du service (en alternance avec l’équipe) * Assurer la continuité des activités en cas d’absence de collègues (secrétaire d’HDJ, binôme, etc.) * Tâches partagées : commandes de fournitures, gestion du téléphone, courriers postaux… * Relations avec l’université, les directions du CHU Profil recherché : TECHNIQUES : * Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers (Spark, Dxcare, Dx Planning, …) * Savoir planifier les différents examens complémentaires selon la prescription médicale. ORGANISATIONNELLES : * Etre autonome, méthodique et rigoureuse dans l’organisation et l’exécution de son travail. * Faire preuve de rigueur dans l’utilisation des outils de communication. * Faire preuve d’adaptabilité et d’anticipation. * Faire preuve de rapidité dans la prise de décision. * Avoir le sens de l’initiative dans son champ de compétence. * Connaitre et appliquer les procédures liées à la programmation. * Faire preuve de ponctualité et d’assiduité au travail. * Savoir analyser les situations, prendre des initiatives pertinentes et être force de propositions. RELATIONNELLES : * Aptitudes à communiquer par téléphone. * Savoir partager et faire circuler l’information avec l’ensemble des interlocuteurs. * Capacité à adapter son discours en fonction des capacités cognitives du patient, empathie. * Collaborer avec les différents partenaires internes et externes. * Etre capable de s’intégrer dans une équipe pluridisciplinaire et démontrer son sens du travail en équipe. * Travailler en collaboration et en harmonie avec l’ensemble des unités de soins du pôle et plus largement avec l’ensemble des services prestataires et interlocuteurs extérieurs.