Descriptif du poste: MISSIONS GÉNÉRALES Dans le cadre du projet médical et du projet de service de soin, la secrétaire médicale : Accueille et renseigne les familles, patients, et partenaires. Gère l'accueil téléphonique et ventile les appels dans le service. Est référente d'une ou plusieurs unités de soin pour la gestion et le suivi des dossiers. Remplace de manière ponctuelle un membre de l'équipe de secrétaires. Prend des notes et rédige les comptes rendus de réunion. Contribue à la gestion des dossiers patients et à la délivrance de renseignements aux partenaires, aux patients et à leurs familles. ACTIVITÉS PRINCIPALES Accueil et prise en charge des personnes (agents, patients, usagers, etc.) Ouverture des dossiers d'entrée et vérification de l'identité des patients Gestion du planning des bureaux et des appels téléphoniques Transmission des informations aux professionnels concernés Prise de rendez-vous, gestion des agendas, et rappels Vérification des informations administratives dans le cadre de l'identito-vigilance Contrôle de la confidentialité et sécurité des informations Tenue à jour des dossiers patients Saisie, mise à jour et sauvegarde des données Rédaction des comptes rendus Conception et rédaction de documents administratifs relatifs au domaine d'activité Archivage et gestion des informations administratives Formation du personnel aux techniques et procédures liées au secrétariat médical Profil recherché: SAVOIRS, SAVOIR-FAIRE, SAVOIR-FAIRE RELATIONNEL REQUIS Savoirs : Communication Planification des activités Droit des patients et textes réglementaires concernant l'hospitalisation Bureautique Codage des actes Organisation interne de l'établissement Règlementation des archives Secrétariat Vocabulaire médical Savoir-faire relationnel : Accueillir, renseigner, et orienter des personnes Capacité d'écoute Analyser et optimiser des processus Identifier et résoudre des erreurs de gestion Organiser et classer des données et documents Gérer des situations conflictuelles Transférer des savoir-faire Savoir-faire technique : Utiliser les outils bureautiques et TIC RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FRÉQUENTES Relations hiérarchiques : Coordonnateur Général des Soins : François GIRAUD-ROCHON Cadre supérieur du pôle personnes âgées : Myriam AVENA Cadre de santé Le Chabre : Mickael CHOURAKI Médecin Chef de Pôle : Dr OUMEDJBEUR Relations professionnelles : Usagers et familles Autres professionnels de l'établissement Partenaires externes : secteur sanitaire, social, médico-social Bureau des entrées pour la mise en cohérence des données administratives Médecins hospitaliers et de ville Organismes d'assurance maladie, mutuelles, sociaux Services médico-techniques pour examens complémentaires DIPLÔMES REQUIS ET CONDITIONS PARTICULIÈRES Diplôme d'AMA (Assistant Médico-Administratif) ou expérience en secrétariat médical exigée Des déplacements sont à prévoir