Référence CSP: O058250/602000071 Assistant (e) de direction (H/F), placé (e) sous la responsabilité de la directrice de l'administration générale Placé (e) sous la responsabilité de la directrice de l'administration générale, vous aurez pour missions : Organisation de la vie professionnelle du cadre . Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre . Rappeler des informations importantes et transmettre des messages . Établir une relation de confiance avec le cadre Production et conservation de documents . Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents . Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers . Organiser le classement et l'archivage des dossiers . Organiser l'arborescence des serveurs communs Suivi des projets et activités de la direction . Assurer la transmission de l'information au sein de la direction . Préparer et assurer le suivi des actes administratifs de la direction (décisions et délibérations) et les dossiers s'y rattachant (webdelib) . Diffuser le courrier au sein de la direction (courrier physique ou électronique) . Assurer le suivi du courrier de la direction sur le logiciel métier (Maarch) . Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat . Suivre et commander les fournitures de bureau . Assurer le suivi des parapheurs . Assurer la prise en charge d'un projet particulier . Enregistrer et effectuer le suivi des Heures supplémentaires des services de la direction (Open HS) . Assurer le suivi administratif des marchés de la direction Accueil physique et téléphonique . Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent . Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur . Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels Organisation et planification des réunions . Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre . Recueillir et faire suivre les documents préparatoires au cadre . Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions . Préparer les dossiers pour les participants aux réunions . Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus à la demande de la direction