Situé à Clamart (92), l'hôpital Antoine-Béclère accueille les urgences médico-chirurgicales adultes, pédiatriques et gynécologique. Doté d'une maternité de type 3, il offre également des prises en charge expertes en médecine foetale, procréation médicalement assistée, prise en charge de l'obésité, troubles du sommeil, infections ostéo-articulaires et travaille en association avec les acteurs du territoire dans les domaines de l'enfance en danger, des violences faites aux femmes et de la filière gériatrique. Gestion du planning du directeur Utilisation de l'application Trello Collaboration avec les cadres des 7 sites Frappe des courriers, des synthèse et diffusions d'informations par mail pour le directeur et pour ses cadres Création d'enquêtes en ligne sur Lime Survey Accueil téléphonique et physique Assurer le suivi des dossiers en cours pour les 7 sites du groupe hospitalier : demandes de prestations de restauration (accusé réception de la demande, validation par le Directeur, envoi aux équipes Restauration, confirmation des équipes Restauration, mise à jour du tableau avec le coût de la prestation, création de la Demande d'Approvisionnement lorsqu'il s'agit de demande pour le traiteur sur le marché), convocation en entretiens pré-disciplinaires pour les agents, recensement des CDD, envois des fiches de recrutement ou d'évaluation CDD aux RRH et les CR d'entretien des agents aux RRH Référente Talentsoft : envoi de la fiche de poste à l'équipe Attractivité/Recrutement, transmission des candidatures, finalisation du recrutement, transmission à la Responsable du pôle Attractivité/Recrutement pour diffusion des postes vacants Transmission du tableau de suivi des candidatures aux membres du CODIR DALQH Saisie des congés Gérer les demandes de devis Saisie des commandes et des demandes d'interventions dans SAP Mise à jour de l'organigramme Insertion des procédures DALQH sur la GED ALFRESCO Remplacement de la responsable du développement durable Formations et/ou qualifications requises : - Formation aux techniques de secrétariat (dactylographie, rédaction, classement, organisation...) - BTS Assistant Manager ou niveau Expérience requise : - Fortement conseillée en secrétariat Connaissances particulières : - Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) - Connaissance internet (intranet, mail, internet) - Maîtrise messagerie Outlook : gestion des agendas et des mails - Application Trello fortement conseillée - Application Framadate pour l'organisation des réunions - Gestime - SAP - Talentsoft Qualités professionnelles requises : - Ponctualité - Rigueur - Réactivité - Autonomie et aptitude à organiser son activité en fonction des priorités (beaucoup d'urgences à gérer simultanément) - Esprit d'initiative - Logique d'organisation (la DALQH s'étend sur 7 sites éloignés géographiquement) - Sens des relations et de l'accueil téléphonique (orientations des communications) ou physique (patients souvent perdus dans l'établissement) - Bonne présentation - Discrétion et secret professionnel