Placé·e sous la responsabilité des Responsables de la Coordination, vous avez pour mission principale d'assurer le suivi administratif des instances de direction. Vous assistez également vos responsables dans leurs missions au quotidien. Vous serez en relation avec l'ensemble des services, des instances de direction, des organisations de la Cgt mais également d'autres interlocuteurs institutionnels. 1. Activités principales : Vos principales missions consistent notamment à : - Traitement administratif : * Effectuer le secrétariat classique (téléphone, courrier, frappe, rédaction.). * Gérer l'agenda partagé de la Coordination. * Assurer avec autonomie le suivi de dispositifs permettant aux responsables de gérer les dossiers/projets. * Gérer et faire le suivi des fiches de frais, factures et documents comptables. * Organiser le classement et l'archivage des documents (papier et électronique) en veillant au respect des règles RGPD. - Communiquer efficacement : * Réaliser l'accueil physique et téléphonique, filtrer et analyser la demande pour la rediriger si nécessaire. * Assurer l'interface entre les interlocuteurs internes et externes. * Rechercher, recueillir, analyser et diffuser les informations auprès des personnes concernées internes comme externes. * Travailler en mode projet. - Planifier et organiser les différentes réunions de la Direction : * Convocation et relance, préparation des dossiers de réunion, recensement des sollicitations. * Organiser et assurer l'accueil et les conditions matérielles et logistiques des réunions : réservation de salles, repas, transport, hôtel. * Échanger régulièrement de l'avancement de l'organisation avec vos responsables. 2. Qualités requises : * Stricte confidentialité des informations traitées ou communiquées. * Autonomie, rigueur, méthode et exigence. * Forte capacité d'organisation et d'adaptation. * Discrétion et disponibilité. * Aisance relationnelle. 3. Compétences techniques : * Savoir hiérarchiser les demandes et établir des priorités. * Maîtriser les outils bureautiques Office (tableaux croisés, publipostage, calendrier partagé, planificateur.) et collaboratifs (cloud.). * Maîtriser les techniques de secrétariat et de prise de notes. * Excellente expression orale et rédactionnelle. * Connaissance de méthodes de classement et d'archivage. 4. Contraintes particulières : Votre activité est soumise au rythme de l'activité pouvant entraîner une forte amplitude horaire. Vous pourrez être amené·e à assurer les tâches d'autres secrétariats de votre espace lors de pic d'activités et/ou en période de congés. Ce poste ne peut être assuré en télétravail. Tous les 3 ans, la préparation des congrès nécessite une plus grande disponibilité en amont comme en aval et peut nécessiter des déplacements en province. Votre présence pendant la durée du Congrès est indispensable. 5. Conditions d'engagement : Ce poste est ouvert à la qualification de « Assistant·e de direction » niveau BTS/Licence, ou aux candidat·e·s pouvant justifier d'une expérience significative (10 ans ou plus) dans un poste d'Assistant·e de direction ou de Secrétaire de direction. Votre niveau de français sera évalué par le test « Projet Voltaire ». Type d'emploi : Temps plein, CDI Rémunération : 36 900,00€ à 42 900,00€ par an Avantages : * Prise en charge du transport quotidien * RTT Lieu du poste : En présentiel Date limite de candidature : 31/12/2024