RESPONSABILITÉS : 1. Formation obligatoire et transverse • Identifier, en lien avec les responsables et experts métiers, l'ensemble des obligations de formation liée aux emplois (sécurité, habilitations, conduite, formations transverses ou métiers...). • Construire et tenir à jour une base de données des formations obligatoires par emploi (BDD Excel ou autre outil adapté) et en assurer la fiabilité. • Assurer le suivi, en collaboration avec les services administratifs, des prérequis à l'entrée en formation (documents, autorisations, certifications, validations internes...). • Organiser et gérer les plannings des stagiaires et des intervenants en veillant à la continuité d'activité des services concernés. • Coordonner et suivre les dossiers de formation en lien avec les talents, les managers et les organismes de formation : convocations, feuilles de présence, attestations, certificats, évaluations... • Collaborer avec les services administratifs (OPCO, etc.) pour la gestion des contrats, conventions et prises en charge financières liées aux formations. • Contribuer à la qualité de l'expérience formation des talents 2. Création et structuration de l'organisme de formation interne • Contribuer à la construction et à la formalisation de l'offre de formation interne (catalogue, fiches actions, parcours, modalités pédagogiques) devant aboutir à la création d'un organisme de formation. • Participer à la définition et à la mise en œuvre des processus de fonctionnement de l'OF : ingénierie administrative, suivi qualité, procédures de traçabilité, archivage des preuves, gestion documentaire. • Proposer et déployer des outils de pilotage (tableaux de bord, indicateurs de suivi, reporting RH, bilans financiers et quantitatifs) adaptés à un organisme de formation. 3. Fonctionnement interne • Participer activement aux réunions d'équipe et groupes de travail du service formation et du service santé. • Contribuer à la diffusion de la culture formation auprès des managers et talents • Prendre part aux temps de formation internes nécessaires au développement de ses propres compétences 4. Gestion budgétaire et reporting • Utiliser le logiciel comptable pour le suivi des engagements de dépenses formation. • Suivre le budget formation réglementaire : engagements, consommés, restes à engager, estimations, alertes. • Préparer les éléments nécessaires aux demandes de financement et s'assurer de la bonne complétude des dossiers. • Produire des reportings réguliers (tableaux de bord, indicateurs, bilans) pour le responsable de la formation PROFIL RECHERCHÉ : Formation et diplômes : Formation supérieure en ingénierie de formation, sciences de l'éducation, RH ou domaine équivalent. Expériences : 2 à 3 ans avec la participation avérée au sein d'un organisme de formation, avec participation au déploiement ou à la structuration de celui-ci (mise en place de process, construction d'une offre, formalisation d'outils, démarches qualité, etc.) Compétences requises : • Bonne connaissance du cadre légal et réglementaire de la formation professionnelle (obligations employeur, formations réglementaires, financements OPCO...). • Maîtrise des outils bureautiques (Excel avancé apprécié) et aisance dans le passage d'un outil à l'autre. • Capacité à mettre en place et à suivre des tableaux de bord (suivi des actions, des budgets, des échéances). • Appétence pour les processus qualité et la traçabilité des actions de formation. Qualités requises : • Rigueur, organisation et fiabilité dans le suivi des dossiers. • Autonomie et capacité d'initiative dans le cadre défini par la hiérarchie. • Capacité à dégager des priorités et à gérer plusieurs dossiers en parallèle. • Excellentes capacités d'écoute et d'analyse des besoins. • Aisance dans la relation avec des interlocuteurs variés (talents, managers, organismes de formation, OPCO...). • Qualités rédactionnelles et esprit de synthèse. • Discrétion, sens de la confidentialité et du service. • Réactivité, adaptabilité et maîtrise de soi dans les périodes de forte activité.