POSTE : Responsable Etat Civil Demarches Administratives et Citoyennes H/F DESCRIPTION : ACTIVITES PRINCIPALES - Responsable de l'état civil, des démarches administratives et citoyennes, il garantit l'appui technique dans ces trois domaines d'activité. - Il est officier d'état civil délégué, rédigeant, instruisant les principaux actes d'état civil. - Il assure le management de proximité de l'équipe affectée au service. A ce titre, il a la charge de l'organisation et fait le lien entre l'équipe et la Directrice du Service. - Il est le régisseur titulaire de la régie de la quête des mariages. AUTRES ACTIVITES 1- Garantir l'appui technique en matière de démarches administratives, citoyennes et d'état civil - Garantir le respect des textes - Garantir la qualité de l'accueil des usagers - Garantir les délais de gestion des demandes des usagers - Sécuriser les documents délivrés en matière d'état civil - Veiller à l'application de la réglementation, des procédures et à l'utilisation des outils mis en place - Accompagner techniquement les agents pour la gestion des cas les plus complexes 2- Assurer le management de proximité des agents du Service - Procéder à l'évaluation annuelle des agents du service - Préparer le planning des présences - Accompagner les agents dans la professionnalisation et l'évolution de leurs postes de travail - Accompagner les agents dans la démarche d'amélioration continue 3- Organiser les activités du service - Planifier les activités : état-civil, démarches administratives et citoyennes - Définir les créneaux des rendez-vous des usagers liés aux démarches administratives - Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers en fonction des besoins 4- Assurer l'interface avec la Directrice - Rendre compte de l'activité du service - Remonter les difficultés rencontrées par les agents dans la mise en oeuvre quotidienne des procédures, le traitement des dossiers et les relations avec les autres directions et services extérieurs - Proposer à La Direction toute mesure susceptible d'améliorer la qualité du service pour répondre aux objectifs - Proposer des actions en vue d'améliorer la qualité dans le cadre de la démarche d'amélioration continue - Célébration des mariages à titre exceptionnel en remplacement d'un agent de l'équipe. - Assure la gestion du cimetière en lien avec la conservatrice en l'absence de la Directrice. PROFIL : SAVOIRS - Connaître et appliquer la législation en vigueur afférente aux diverses compétences du service notamment en matière : - D'état civil, (code civil, IGREC) - Citoyen (recensement militaire et élections (code électoral)) - Affaires Générales : CNI, passeports, - Démarches administratives (Taxi, débits de boissons, cartes de résidents) - Maîtriser les outils informatiques, logiciels métiers (état civil, élections, stations biométriques) - Connaître l'organisation et le fonctionnement de la collectivité - Accueillir, renseigner le public et gérer les comportements difficiles - Savoir animer une équipe. Management. SAVOIRS-FAIRE - Capacité à rendre compte - Capacité à anticiper les besoins des usagers - Capacité à animer une équipe - Capacité à contrôler le travail de l'équipe - Capacité à faire des propositions, savoir analyser les problèmes et proposer des solutions. - Qualités d'expressions écrites et orales, - Rédiger des courriers, mettre en forme et présenter des dossiers, tri, archivage - Savoir gérer son temps, - Savoir détecter les anomalies ou dysfonctionnements et les signaler au responsable. SAVOIRS-ETRE - Autonomie, rigueur, efficacité, - Neutralité, devoir de confidentialité - Sens aigu du service public et du travail en équipe. Respect de la hiérarchie - Avoir des qualités relationnelles et d'écoute, - Adaptabilité lors des amplitudes de travail non régulières (pic d'activités liées à la clôture des listes électorales, préparation des scrutins électoraux). Temps de travail : 39h10 hebdomadaire Congés : 25 jours de congés annuels + 22 RTT Contraintes : Travail en nocturne jusque 19h (un jeudi sur deux) et permanences le samedi matin (un samedi sur deux) Rémunération et avantages : Statutaire Régime indemnitaire prime équivalente à un 13e mois (attribuée au terme de 6 mois de carenc