POSTE : Secrétaire à Dominante Pmi H/F DESCRIPTION : Le secrétaire à dominante PMI assure le secrétariat du Médecin Chef de Service Territorialisé, de la Cadre de santé et de la Responsable d'Equipe Administrative, dans la mise en oeuvre des activités départementales en matière de la Protection Maternelle et Infantile. Elle participe aux activités administratives transversales du TDAS sous l'autorité hiérarchique du Responsable de Territoire. Accueil physique et téléphonique, renseignement, orientation des publics et des partenaires Assure le secrétariat du médecin Chef de service territorialisé et de la Responsable d'équipe administrative Assiste les professionnels de l'équipe : organisation de leurs activités, plannings et rendez-vous, lien avec les partenaires Gestion du courrier PMI Retranscription, mise en forme, impression, envoi des courriers, comptes rendus, rapports médico-sociaux et documents spécifiques (tableaux de bord, statistiques, bilan) Organisation, préparation, suivi des réunions et participation (réunions d'assistantes maternelles, réunion d'équipe PMI, réunions partenariales) Gestion et suivi administratif des dossiers en collaboration avec la Cadre de santé : - Agrément et renouvellement - Formation des assistants maternels et familiaux - Archivage Participe aux réunions d'équipe de secrétariat animées par le responsable du TDAS Gestion administrative des dossiers RH du personnel PMI Gestion et suivi administratif de la logistique du service PMI Gestion de la boîte mail générique du service PMI Participation à la continuité du service public Activités spécifiques : -Travail en binôme avec la secrétaire à dominante ASE et/ou l'Assistante de Territoire et assure l'intérim en cas d'absence - Enfance - Vulnérabilité - Hébergement d'urgence - RH - Formation de niveau IV en secrétariat - intérêt pour l'intervention sociale et aimer le contact avec le public Travail en bureau Horaires réguliers avec amplitude variable selon les besoins Grande disponibilité Risques d'incivilités Respect des obligations de discrétion et de confidentialité PROFIL : - Planifier et organiser l'activité du service - Organiser l'agenda et fixer des rendez-vous en fonction des priorités du cadre - Prendre des notes et rédiger un compte rendu - Enregistrer, classer, archiver des documents - Préparer et contrôler l'exécution d'un budget - Utiliser une suite bureautique pour réaliser des documents courants - Se présenter et s'exprimer convenablement - Ecouter un interlocuteur, reformuler une demande - Recevoir, filtrer et orienter des appels téléphoniques - Être disponible - Avoir le sens du service public - Avoir le sens du travail en équipe dans le cadre de la désectorisation - Avoir la capacité d'écoute et de communication en lien avec le cadre - Avoir la capacité d'écoute, savoir faire face à un public parfois difficile et violent Connaissances : Connaître les dispositifs médico-sociaux Connaître les procédures liées aux agréments des Assistants maternels et familiaux Connaître les principes du service public et les orientations du Département