RESPONSABILITÉS : TACHES GENERALES : - Gestion du courrier, des mails et des appels de la Direction Générale (enregistrement, traitement et suivi). - Gestion des agendas. - Préparation des dossiers de réunions pour les directeurs. - Elaboration de courriers, notes de service, diaporamas. - Suivi du tableau de bord des enquêtes, courriers appelant une réponse. - Suivi du classement informatique et papier. - Demande de prestations en lien avec le service restauration. - Recherche documentaire, reproduction et diffusion de documents. - Elaboration des bons GMAO. - Réservations de la salle de réunion 1 et de la salle des instances. - Elaboration des dossiers de demande et de renouvellement d'autorisation et assimilés. - Tenue et suivi du calendrier des autorisations. - Suivi des délégations de signature. - Suivi et classement des conventions. - Suivi Octime. - Suivi des présences et élaboration du planning des congés de l'équipe de direction. - Elaboration et mise à jour du calendrier des astreintes administratives de l'équipe de direction. - Suivi administratif des dossiers de notation annuelle de l'équipe de direction. - Organisation et préparation des réunions : o Du projet populationnel et environnemental. o Du projet d'établissement. INSTANCES : - Elaboration du calendrier annuel des instances. - Secrétariat des instances suivantes (préparation, envoi des dossiers, présence en séance, compte-rendu, délibérations) : o Conseil de surveillance : 4 réunions par an o Directoire : 11 réunions par an o Conférence Inter-Pôle : 4 réunions par an o Réunions des cadres non soignants : 4 réunions par an o Comité Stratégique du GHT : 3 réunions par an o Instance mutualisée du GHT en alternance avec les autres directions concernées : 1 réunion par an PROFIL RECHERCHÉ : • Maîtrise des outils bureautiques, notamment Microsoft Office et des logiciels de gestion administrative. • Excellentes compétences en communication écrite et orale. • Capacité à établir et maintenir des relations professionnelles positives. • Autonomie et sens de l'initiative. • Discrétion et respect de la confidentialité • Formation et Certifications Un diplôme en administration, gestion ou un domaine connexe est requis.