POSTE : Assistant de Gestion Administrative H/F DESCRIPTION : Dans le cadre du développement de nos activités, CIVITEK et ENECON France recrutent un(e) Assistante de Gestion Administrative, sur le site de Valence (26). Poste mutualisé sur les 2 entreprises. Missions principales : Assistance auprès de la direction : - Gérer les emplois du temps, le courrier, organiser les déplacements, les réunions, - Préparez des dossiers permettant la prise de décision, - Réaliser des présentations, - Assurer l'interface entre la direction et les opérationnels, - Organiser, planifier, contrôler leurs activités en fonction des objectifs définis, - Exercer un rôle de support, - Relayez les consignes de la direction, - Partager les informations de source interne et externe, utiles aux collaborateurs, - Actualiser, classer, archiver les dossiers et les fichiers clients et fournisseurs, - Exercer un rôle de veille et d'alerte sur les informations significatives et les événements sensibles touchant l'entreprise. Gestion administrative et ressources humaines. - Administrer le personnel, - Absences, congés, entrées et sorties, bulletins de paie (en relation avec le gestionnaire de paies), - Déclarations sociales et fiscales (en relation avec le cabinet comptable), - Notes de frais des collaborateurs. Gérer les services généraux : - Assurance, téléphonie, sécurité, entretien, fournitures, - Assurer le suivi des stocks (saisie des inventaires) et la logistique (commandes fournisseurs, suivi des importations et livraisons). Gestion comptable et financière : - Suivre le budget et la comptabilité (facturation clients, règlement fournisseurs) et saisir les écritures comptables. - Analyser et suivre la trésorerie, gérer des dossiers de financement, - Rechercher et proposer des solutions de gain et d'économie, - Gérer les relations avec les banques, les services fiscaux des organismes sociaux. Gestion commerciale : - Renseigner et conseiller la clientèle, - Enregistrer et suivre les commandes client, les livraisons en-cours, - Traiter et résoudre les litiges clients, - Effectuer les relances, - Veiller au bon règlement des factures client et le recouvrement des impayés, - Gérer les fournisseurs et les sous-traitants, - Suivre les contrats, - Régler et saisir les factures, - Négocier les tarifs avec les fournisseurs, - Établir des statistiques de vente, effectuer le reporting. - Participations aux salons professionnels et actions de communications / promotion des marques. - Mutuelle (100%) - Prévoyance (100%) PROFIL : Formation : - BTS gestion de la PME, - DUT gestion des entreprises et des administrations option gestion des ressources humaines, - DUT gestion des entreprises et des administrations option gestion comptable et financière. Expériences : 4/8ans sur un poste similaire. Logiciels et langues : Maitrise du Pack office, Connaissances de l'outil AXONAUT serait un plus. Connaissances des opérations douanières serait un plus. Anglais : B2/C1 - Confidentialité - Rigueur et organisation - Esprit d'analyse - Anticipation et capacité d'adaptation - Sens de l'écoute et de communication - Sens de la négociation - Capacités rédactionnelles - Soucis du compte rendu, - Faire preuve d'autonomie.