POSTE : Assistant de Direction et Back Office H/F DESCRIPTION : Nous recherchons pour un de nos clients un Assistant de direction Back office H/F L'Assistant de Direction / Back Office dans le secteur du Refit de Superyacht soutient les opérations quotidiennes et la gestion stratégique de l'entreprise. Il travaille en étroite collaboration avec la direction et les autres employés pour assurer un flux de travail efficace et atteindre les objectifs de l'entreprise dans le refit des navires. Vous aurez pour missions 1 1. Gestion des communications d'entreprise Gestion des appels téléphoniques et de la correspondance : Répondre aux appels téléphoniques, gérer les e-mails et le courrier entrant, et acheminer les communications aux départements concernés 2. Gestion des documents et de l'archivage d'entreprise Archivage et organisation des documents : Gérer l'archivage et l'organisation des documents d'entreprise, y compris les contrats, les rapports et la correspondance, pour assurer un accès facile et la récupération des informations. 3 Gestion des événements et des réunions d'entreprise Préparation de documents et présentations : Préparer des documents d'entreprise, des rapports, des présentations et d'autres matériaux nécessaires pour les réunions, les événements ou les communications internes Planification et coordination des réunions et événements : Organiser des réunions, réserver des salles de réunion, gérer l'envoi d'invitations et coordonner les besoins logistiques pour les événements d'entreprise. 4. Gestion des fournitures et des ressources d'entreprise Gestion des fournitures de bureau : Surveiller et gérer les stocks de fournitures de bureau, y compris le papier, les cartouches d'encre pour imprimantes, les articles de papeterie et autres matériaux nécessaires. 5. Gestion des ressources humaines et des opérations administratives Support aux ressources humaines : Fournir un soutien administratif aux activités du département des ressources humaines, comme la collecte de documents pour le recrutement, la gestion des fichiers de présence des employés. Organisation et gestion des pratiques liées aux véhicules d'entreprise : Tenir à jour une documentation précise sur les véhicules d'entreprise, y compris les registres de maintenance, les cartes carburant et les documents d'assurance. Vérifier les échéances et informer les utilisateurs et l'administration. Gestion des badges des véhicules sur site Verizone Assistance administrative générale : Fournir un soutien administratif général, tel que répondre aux questions des employés, gérer les réservations et les rendez-vous, et effectuer d'autres tâches de routine pour assurer le bon fonctionnement du bureau. 6.Gestion financière et administrative d'entreprise Traitement des dépenses : Aider à la gestion des dépenses des employés, y compris la vérification et le traitement des notes de frais et la tenue de registres précis. 7. Gestion des opérations de support et du service client Assistance dans la gestion des voyages d'affaires : Organiser les déplacements professionnels des employés, y compris la réservation de vols, d'hôtels et de transports, ainsi que la gestion des dépenses associées. Assistance commerciale générale : Assister les Commandants et Équipages des yachts lors de leurs arrêts pour travaux dans leurs divers besoins quotidiens. Collaboration avec d'autres départements : Collaborer avec d'autres départements de l'entreprise pour fournir un soutien administratif et contribuer à la réalisation des objectifs de l'entreprise. 8. Conciergerie pour l'équipage Gestion de la communication avec la société IGS concernant le nettoyage des bureaux. Soutien en tant que référent du chantier pour le responsable informatique (IT Manager) concernant toutes les activités informatiques. Planification des arrivées : Organisation des horaires d'arrivée et des besoins logistiques pour le personnel externe. Accueil et Orientation : Accueillir les nouveaux arrivants et fournir des informations de base sur l'entreprise ou les installations. Coordination logistique : S'assurer que tous les besoins logistiques sont satisfaits, tels que les transports et les hébergements temporaires si nécessaire. Assistance pendant le séjour : Fournir un soutien continu pendant la période de séjour de l'équipage, si nécessaire. 9. E-commerce Gestion des commandes et des stocks : Traitement des commandes en ligne, gestion des stocks et coordination des expéditions pour assurer une livraison rapide des produits aux clients. Service client : Fournir un support aux clients via chat en ligne, email ou téléphone pour répondre aux questions, gérer les retours et assurer une