Référence CSP: DEF_30-00051649 Le/la secrétaire sera affecté(e) au 3e Centre Médical des Armées (CMA) au sein de la 10e l'antenne de médecine de prévention (AMP) de MOURMELON dont la mission exclusive est le suivi au titre de la médecine de prévention du personnel civil de la Défense affecté dans les organismes du ministère. Sur le plan technique, il/elle relève du médecin conseiller expert de médecine de prévention, autorité hiérarchique directe. Sur le plan administratif, il/elle relève du 3ème Centre Médical des Armées de LILLE, du Centre de Soutien RH pour le Personnel Civil (CSRH-PC) et du Centre Ministériel de Gestion de Saint Germain en Laye (CMG SGL). Planifier les visites : Organiser les plannings de façon périodique et anticipée, tout en veillant à répondre aux besoins urgents de visite , en lien avec le médecin et l'infirmière de prévention Accueillir les agents lors des des visites, mise à jour du DMST (Dossier Médical en Santé au Travail : papier + informatique) : données administratives et recueil des documents médicaux Transmettre les documents réglementaires après les visites (avis d'aptitude, propositions d'aménagements de poste et attestation de suivi) à l'agent et à son gestionnaire ou son correspondant local RH Assurer la tenue des dossiers médicaux selon les recommandations de la Haute Autorité de Santé et leur transmission selon les règles du ministère des Armées Répondre aux demandes des organismes en fixant les rdv de visite des agents selon le type de surveillance et leur secteur géographique pour envoi de convocation par leur gestionnaire ou leur correspondant local RH Effectuer les convocations et le suivi des présences des personnels de réserve de l'antenne via le logiciel ROC Récupérer, enregistrer, expédier, le courrier et archiver les Dossiers Médicaux en Santé au Travail (DMST) papier et numérique et des autres documents de l'antenne selon les règles de l'archivage du ministère Réaliser les différents courriers (lettres, bordereaux d'envoi, note de service .) selon la charte graphique en vigueur et en assurer leur suivi Participer à la gestion du parc informatique Effectuer les examens biométriques Participer à la réalisation du rapport annuel Transmettre la facture des examens complémentaires Effectuer les demandes du SI EUREKA Gérer les Ordres et les frais de Missions dans le SI Chorus DT Participer à la mise à jour des tableaux d'indicateurs de l'activité du service Gérer les biens de fournitures bureautique (commande, rangement ..)