Véritable appui aux directions, vous contribuez au bon fonctionnement des établissements en assurant des missions transversales d'organisation, de coordination et de gestion administrative. Vos missions principales : Accueil et interface: Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers Etre l'interface entre les Directeurs, le Directeur Général Adjoint, les services internes et les partenaires extérieurs Gérer les agendas des directions et le calendrier des événements Organisation des réunions : Organiser les réunions et séances de travail (logistique, réservations de salles, matériels, véhicules) Préparer, saisir et mettre en forme les documents nécessaires Réaliser des recherches documentaires Assurer la prise de notes et la rédaction des comptes rendus Gestion et suivi des dossiers: Constituer, préparer et suivre les dossiers administratifs Gérer les rapports aux assemblées Rédiger notes, synthèses et documents divers Veiller au respect des procédures et des délais Suivre les projets et activités des directions Coordination et appui aux directions: Suivre les absences, déplacements, courriers et parapheurs Assurer les commandes de fournitures et matériels Participer à la création, l'harmonisation et la mise à jour d'outils de gestion et de procédures internes Mettre à jour tableaux de bord et bases de données Diffuser les communications et gérer les boîtes mails génériques Être référent(e) informatique et archivage pour les directions Veiller au respect des échéanciers institutionnels Missions transversales: Participer à la continuité de service au sein du pôle Éducation et Territoire Assurer le lien avec les fonctions supports (logistique, service informatique, ressources humaines, bâtiments...) Suivre les événements des établissements culturels Vos atouts pour réussir : . Formation et/ou expérience en assistanat de direction ou gestion administrative . Excellentes capacités d'organisation, de priorisation et de suivi . Qualités rédactionnelles et maîtrise des outils bureautiques . Sens du service public, discrétion et respect de la confidentialité . Aisance relationnelle et capacité à travailler en transversalité . Autonomie, rigueur et adaptabilité dans un environnement multi-sites . Type de contrat : titulaire/contractuel . Poste à temps plein à pourvoir . Poste mutualisé basé au Musée de Saint-Romain-en-Gal et à la Médiathèque départementale de Chaponost . Poste télétravaillable : NON . Poste en catégorie B . Filière : administrative . Cadre d'emploi : rédacteur territorial . Recrutement pour poste permanent, par voie de mutation, de détachement, contractuelle. . 34 jours de Congés Payés + 12 jours de RTT . Prise en charge à 75% d'abonnement transport en commun. . Carte restaurant prise en charge à 60%, prestations sociales et culturelles, avantages vacances et sportifs, etc. ? Prêt à relever le défi ? Si vous souhaitez rejoindre une équipe engagée et contribuer activement au fonctionnement et au rayonnement d'équipements culturels majeurs du territoire, n'attendez plus et postulez dès maintenant ! ? Pour aller plus loin, retrouvez-nous en images : Découvrez vos futurs collègues ici : https://jobpublic.fr/company/emploi-departement-du-rhone/portals/team Voici le message d'accueil du Directeur Général des Services et de la Direction des Ressources Humaines : https://jobpublic.fr/company/emploi-departement-du-rhone/portals/presentation Enfin découvrez le Département : https://jobpublic.fr/company/emploi-departement-du-rhone/portals/workplace Nous avons hâte de vous rencontrer et que vous deveniez un membre précieux de notre collectivité!