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Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F) 31 - TOULOUSE
Offre n° 7846827
Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)
31 - TOULOUSE - Localiser avec Mappy
Publié le 28 mai 2024
Mission : Au sein du service des Affaires générales, l'assistant/e en gestion administrative exerce sa mission sous la responsabilité de la responsable du service. Il/Elle a pour missions d'assurer le secrétariat de direction et se positionner en support aux différentes activités du service. Activités : 1/ Secrétariat du directeur et de l'équipe de direction : - Traiter le courrier et gérer les agendas - Assurer la logistique des réunions et des déplacements (réservations transport et hébergement) pour le directeur, l'équipe de direction et les chargés de missions - Suivre, classer et archiver les dossiers - Assurer le secrétariat des différentes instances de pilotage du laboratoire (conseil de laboratoire, conseil scientifique, comité des services, .) : préparer les ordres du jour et les trames de relevés de décisions, prendre des notes lors des réunions puis rédiger les relevés de décisions - Contribuer à la collecte et à la diffusion des données de pilotage (informations institutionnelles, notes, circulaires, .) - Centraliser, archiver et mettre à jour les partenariats, les participations à des fédérations ou réseaux, les projets déposés - Participer au suivi des dossiers transverses (hygiène et sécurité, bâtiment, démarche d'amélioration continue, .) 2/ Support aux différentes activités du service affaires générales : - Intervenir dans la gestion des personnels en assurant le traitement des actes administratifs courants dans le cadre des différentes campagnes RH (organisation des entretiens professionnels, concours, promotion, professeurs et chercheurs invités, délégations, CRCT, demande de cumul d'activités,.) - Assurer la fonction de correspondant formation de l'unité - Prendre en charge la gestion des actions de communication : - Organisation matérielle et logistique de manifestations internes ou externes (repas, séminaires, visite « type » direction, .) - Gestion des différents listings de contact (anciens, partenaires, .) - Mise en forme et actualisation de supports de communication du laboratoire (plaquette, guide, .) et gestion des goodies : commande et stock - Mises à jour des contenus institutionnels du site internet (agenda, informations récurrentes telles que thèses, prix et distinctions, actualités, .) - Gestion du site intranet et suivi de son alimentation et de son actualisation - Prendre le relai sur certaines activités d'accueil du laboratoire pour assurer une continuité de service minimum en cas de besoin
- Type de contrat
-
Contrat à durée déterminée - 12 Mois
Contrat travail
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
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