POSTE : Assistant ADV Accueil Secrétariat et Commercial H/F DESCRIPTION : Sans que cette liste soit exhaustive, la mission de l'assistant(e) ADV accueil, secrétariat et commercial s'articule autour de plusieurs grands pôles : L'accueil téléphonique : Il/Elle réceptionne et répartit les appels téléphoniques pour l'ensemble du site, Il/Elle prend les messages et les coordonnées en cas d'absence du destinataire de l'appel, Il/Elle prend les commandes et les saisies sur l'outil informatique en cas de besoin, Il/Elle apporte les réponses à son interlocuteur lorsque cela rentre dans son champ de compétence ou de connaissance. Accueil Physique : Il/Elle tient le registre d'accueil des visiteurs sur le site d'Hérouville, Il/Elle informe les visiteurs sur les consignes de sécurité et les protocoles hygiène et sécurités en vigueur dans l'entreprise et dans le cadre de leur visite, Il/Elle trie et répartit le courrier dans le strict respect de la confidentialité attendue, réception des colis, Il/Elle prend les rendez-vous pour les responsables de services en fonction des besoins. Secrétariat : Il/Elle crée les fiches anomalies B to B sur la base des remontées des commerciaux ou de I'ADV, en assure la remontée au service qualité, suit les litiges et crée les avoirs suite à l'accord des commerciaux, assure le suivi du stock de fournitures bureautiques, anticipe et approvisionne en fonction des besoins, après accord de son responsable hiérarchique, Il/Elle réalise l'inventaire des fournitures bureautiques sur demande du contrôle de gestion ou du responsable hiérarchique, En lien avec l'assistante commerciale et gestion du recouvrement, l'assistant(e) ADV accueil et secrétariat est amené(e) à mettre en place des dossiers de recouvrement et en suivre l'avancée, Par ailleurs, pour assurer une continuité des activités en période de vacances ou en cas d'absence imprévue, l'assistant(e) ADV accueil et secrétariat peut être amené(e) à prendre en charge des tâches complémentaires à savoir : édition des relevés de factures à la demande d'un client, information des clients sur le restant dû, lettrage des comptes Commercial : Être en soutien de l'Assistante Commercial afin de mettre en place un tableau de bord permettant de suivre l'activité et la performance du secteur commercial, de préparer avec l'équipe marketing des supports de présentation à destination des commerciaux pour leurs RDV de négo (chiffres clés, gamme) PROFIL : L'assistant(e) ADV accueil, secrétariat et commercial est rigoureux et organisé dans son travail, respecte les procédures, planifie ses actions et est exigeante avec lui-même. Il/Elle est efficace dans son travail en étant dynamique et réactif. Il/Elle s'assure de la confidentialité requise par les activités de son service : en interne et vers l'extérieur, Il/Elle fait preuve d'exigence et entraine ses collègues à atteindre les objectifs fixés, fait preuve d'esprit d'équipe et de bienveillance, Il/Elle s'attache à développer son autonomie, il/elle recherche des informations par lui-même pour réaliser son travail si besoin, il sollicite les personnes compétentes, et se forme en continue sur les outils qu'il utilise, Il/Elle est capable de gérer les urgences, Il/Elle sait garder son sang-froid en toute circonstance et particulièrement face à des interlocuteurs téléphoniques ou physiques mécontents ou faisant preuve d'énervement.