Référence CSP: O010250/606001116 Apporter une aide permanente au directeur en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers Effectuer toutes les opérations du secrétariat mais se distingue pour partie de ses fonctions par la nature des documents traités et en particulier leur confidentialité. Missions : * Assurer le secrétariat : du Bureau et du Comité de la collectivité, des commissions mises en place par elle. * Assurer la circulation de l'information entre la direction et les différents services, ainsi qu'avec les élus (lettre - rapport d'activité etc.) * Diffuser des notes internes à partir d'instructions orales ou manuscrites après les avoir soumises au contrôle et à la signature de la directrice. * Venir le cas échéant en appui du travail de secrétariat assuré par les agents dans le cadre de leurs missions. * Assurer la permanence du service de direction en l'absence du directeur afin de préparer et d'alléger au maximum le travail de celui-ci. * Fournir dans la mesure du possible des réponses directement, à partir des éléments dont elle a connaissance. * Classer et archiver les documents de la direction. * Trier, hiérarchiser, classer et archiver la documentation. * Assurer, en tant que collaborateur du directeur, son secrétariat personnel classique : - gestion des agendas, des rendez-vous et des réunions de travail, - filtrage des informations et des appels, - organisation, suivi et compte-rendu des différentes réunions institutionnelles (convocations, préparation des dossiers préalables ....), des déplacements du directeur * Réceptionner et distribuer le courrier. * Gérer le site Internet (mise à jour), et participer à l'élaboration des supports de communication. * Accueillir, informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. * Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur. * Saisir et mettre à jour des bases de données des élus. * Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés. * Renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues. * S'assurer du respect et de l'application des différents règlements et procédures en vigueur au sein de la collectivité. * Réception des appels téléphoniques et accueil du public. * Réservation des salles de réunions. Poste à temps complet