Activités principales :  -         Réaliser les opérations de gestion courante des activités de l'Institut Confucius : *   Engager et suivre les dépenses et recettes, *   Organiser des missions en France et à l'étranger de l'Institut (établir les ordres de mission, réserver les titres de transport, traiter les frais de mission au retour des personnels), *   Participer à l'organisation des événements annuels (lettres d'invitation, réservation des locaux, rédaction ou relecture de conventions, réservations des hébergements, restauration, .), *   Organiser les conférences (invitations, réservations des salles, des hébergements, feuilles d'émargement), *   Recruter les personnels pour ateliers, assurer la mise en paiement des heures effectuées, gérer les plannings de formations (cours de chinois). -         Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion : *   Tableau de suivi des dépenses, *   Tableaux de suivi d'organisation des évènements. -         Accueil : *   Assurer l'accueil physique et téléphonique *   Prendre les inscriptions pour cours et ateliers et réceptionner les paiements -         Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'Institut Confucius, suivre les dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés -         Mettre à jour des pages web et des supports de communication de l'Institut Confucius, en lien avec le Service Communication -         Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier  -         Saisir, mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser, classer et archiver des documents -         Rendre compte au supérieur hiérarchique direct et au Directeur de l'Institut du suivi et de l'avancée des dossiers.   Connaissance, savoir : - connaissances de l'environnement et des réseaux professionnels (organisation et fonctionnement de l'université, procédures de gestion administrative, règles générales de gestion financière) - techniques d'élaboration de documents, d'accueil du public - techniques de communication - langues étrangères : anglais niveau B1, chinois apprécié Savoir-faire :  - savoir utiliser les logiciels spécifiques à son activité et les outils bureautiques et de communication (SIFAC, MoveOn, site internet, réseaux sociaux, Pack Office, .) - savoir rédiger des rapports et des documents administratifs - savoir rendre compte - travailler en équipe - faire preuve de rigueur Savoir-être : - faire preuve de dynamisme et de réactivité face aux situations - avoir le sens de l'organisation - avoir le sens relationnel et travailler dans un environnement multiculturel - avoir le sens du service public CDD jusqu'au 31/08/2026. Rémunération brute mensuelle : 1806.66 Attribution d'une prime mensuelle brute de 106.81€ (justifier d'un contrat d'une durée égale ou supérieure à 1 an sans interruption avec l'université d'Artois)