RESPONSABILITÉS : Mission principale Assurer le secrétariat administratif, pédagogique et scientifique, exécuter des tâches administratives courantes pour contribuer à la bonne organisation des activités d'enseignement et de recherche des personnels des deux structures. 1) Activités générales du secrétariat universitaire - Gestion et traitement des informations orales et écrites - Diffusion des informations internes et externes - Organisation des réunions - Biométrie - Data Management - Gestion des plannings - Réservation de salles - Tenue des stocks et gestion des commandes des fournitures de bureau - Élaboration et tenue à jour des tableaux/dossiers des personnels/stagiaires - Mise à jour du classeur des personnels - Classement et archivage 2) Activités liées à l'enseignement à la Faculté de Médecine - Aide dans l'élaboration de la maquette des enseignements - Élaboration d'affiche - Élaboration de planning - Publicité par mailing, courrier - Gestion des inscriptions - Relation avec les différents intervenants - Relation avec les étudiants - Organisation logistique - Prise de notes et rédaction des CR de réunions - Mise en ligne des supports de cours sur le site internet de l'université - Organisation et surveillance des examens - Interactions avec les secrétariats universitaires des Facultés de Limoges et Rouen - Réservation de salles pour les UERB - Saisie de dossiers de LCA - Saisie des épreuves de PASS 3) Activités liées à la recherche - Aide aux recherches bibliographiques - Extraction de données dans le cadre de bilans - Suivi et mise à jour de la liste des publications - Pour les Data Managers, gestion des documents de validation des études et des comptes Ennov Clinical® - Élaboration et mise à jour d'un tableau de suivi des conventions financières des projets de recherche - Archivage des données de Data Management des études terminées - Mise à jour du tableau des personnels et des stagiaires - Participation aux réunions de l'équipe - Organisation logistique de la Journée Scientifique qui a lieu à Tours une fois par an 4) Activités de gestion financière - Préparation et saisie dans SIFAC - Gestion et suivi des remboursements des déplacements - Dépôt des documents comptables sur UTGed - Suivi et gestion des crédits universitaires - Suivi et gestion des crédits d'installation - Suivi et gestion des crédits recherche des projets 5) Activités diverses - Organisation de manifestations - Aide à l'organisation des déplacements - Aide à la préparation des bilans et dossiers PROFIL RECHERCHÉ : Savoirs : Connaissances : - calendrier universitaire des études médicales - organisation et du fonctionnement de l'Université et plus particulière de la Faculté de Médecine Connaissances facultatives : - contraintes inhérentes à la Recherche Clinique - appels d'offres de la Recherche Clinique - structures de la Recherche Clinique Savoir-faire Maîtrise : - outils et logiciels informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Adobe Acrobat, PDF Creator...) - outils et réseaux de communications (téléphone, messagerie mail, Internet, ENT, Teams, Zoom...) - logiciel SIFAC et SIFAC+ (logiciel de comptabilité des Universités de Tours et Nantes) - PubMed, Google Scholar et autres moteurs de recherche pour faire de la bibliographie - Notions d'anglais Savoir-être - Capacités d'organisation, d'autonomie et d'adaptation (anticipation, prise d'initiative...) - Réactivité et disponibilité - Qualités rédactionnelles - Aptitudes relationnelles, d'écoute, de communication et de discrétion - Attrait pour le travail en équipe Contraintes particulières : - Tâches multiples et sites multiples (Tours et Nantes pour l'UMR INSERM U1246 SPHERE) - Relations fréquentes avec les Services de la Faculté de Médecine, et plus particulièrement avec le service financier, le service Audiovisuel et la scolarité - Saisonnalité des tâches en fonction du calendrier universitaire - Délais impératifs - Confidentialité - Relations avec les collègues de Nantes de l'unité de recherche UMR INSERM U1246 SPHERE - Pas de déplacement à Nantes : les échanges se font par mail et visio Informations complémentaires : - poste ouvert aux contractuels et titulaires - catégorie : C - durée de contrat : 12 mois - Rémunération : grilles indiciaires des personnels ITRF - date limite de candidature : 31/01/2025 - Renseignements sur le poste : carol