secretariat general direction générale services H/F - EC21323 MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE Assurer le secrétariat de la Direction Générale des Services. Apporter une assistance permanente au Directeur Général des Services (DGS) en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi des dossiers ; l’objectif étant d’assurer le bon fonctionnement des projets mis en place par la collectivité. ACTIVITÉS/TÂCHES RELATIVES AU POSTE Organiser la ... ssionnelle du DGS Organiser les déplacements du DGS Effectuer les prises de Rdv et gérer le planning du DGS Organiser et planifier des réunions (Réunions d’orientation, bureaux exécutifs,...) Assurer l’accueil téléphonique et physique au secrétariat Recevoir, filtrer et transmettre les communications téléphoniques Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent Rappeler des informations importantes et transmettre des messages Assurer le secrétariat et la gestion des dossiers relatifs à la direction Assurer des tâches de secrétariat courant Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique Gérer le courrier entrant et sortant (Diffusion aux services) Suivre et contrôler les circuits et procédures inhérents à la collectivité Organiser et mettre en œuvre le classement/archivage de la direction Effectuer des recherches de documents Suivre les projets et activités de la direction Utiliser au quotidien les logiciels liés aux actes administratifs (Webdelib, Agglodelib, i-delibre) et aux courriers (Post Office) Secrétariat du DGA : Appels téléphoniques/Mise en forme des courriers Elaborer les Plannings d’astreintes des Elus, des Cadres et des Services Techniques Préparer et fournir les attestations et autorisations diverses demandées par les citoyens Gérer la diffusion de l’information relative aux alertes météo Rédiger les ordres du jour en concertation avec le Directeur Général des Services (Réunions des directeurs, réunions d’orientation, bureau exécutif de l’agglomération,-) Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion Travail et relations quotidiennes avec toutes les Directions de la collectivité Travail en lien avec divers administrations et organismes Aider les directions d ... lisation de Webdelib et Agglodelib Assurer la préparation, la gestion et le suivi des Conseils Municipaux (CM) et Communautaires (CC) Préparer les dossiers pour la Commission des Finances (Maire/Président, Directeur général des services) Assister aux séances des Conseils (CM et CC), prendre les votes, des notes et réaliser le compte rendu et le procès-verbal Centraliser les arrêtés et décisions du Maire/Président, les enregistrer et en assurer le suivi. Tenir le registre des actes Elaborer les plannings des conseils municipaux et communautaires et des commissions des finances Gérer la régie de recettes pour les photocopies Assurer la gestion et le suivi financier de la direction Mettre en œuvre le budget de la direction Gestion des congés des directeurs