POSTE : Assistant de Direction - Chantier - Anglais Courant H/F DESCRIPTION : Attaché au Directeur de Région, au Directeur d'Opérations ou au Directeur de Projets (Senior), l'Assistant de Projets fournit un appui à l'ensemble de l'équipe projets sur la gestion tout au long des projets, notamment en coordonnant l'information entre les différents acteurs et en contribuant à l'optimisation de la gestion du projet. Il peut également être amené à assurer des missions complémentaires comme la gestion de l'agence. Gestion administrative et relais d'information : Organiser des réunions ou conférences téléphoniques avec les différents intervenants du projet et le cas échéant, organiser les voyages de l'équipe interne Assurer l'interface et la transmission des informations (mails, courriers, téléphone) entre les différents interlocuteurs / services Mettre en place et suivre un plan de classement et d'archivage des documents de l'agence (informatique et papier si nécessaire) Gérer l'ouverture et le suivi des affaires sur les différents outils techniques du groupe (Sell & Sign, Pluton, SWAP, KALITI) Gestion de la phase commerciale et études : Mettre en forme les propositions commerciales avec les moyens techniques du groupe (Jack In The Box ou équivalent) Sur demande, mettre en forme et diffuser des comptes-rendus clients Assurer le suivi administratif (courrier, relance) Mettre en forme les commandes de nos prestataires extérieurs, bureaux d'études, architectes Gestion du démarrage du chantier : Etablir et tenir à jour la liste des intervenants du chantier Réaliser les différentes déclarations administratives liées au chantier Etre un support au responsable de projet pendant les consultations (constitution dossiers, suivi SWAP) Participer à l'élaboration des contrats avec les entreprises et prestataires sélectionnés Assurer le lancement et le suivi de Activigie (France) Gérer le suivi des relevés météo En accord avec le responsable du projet, commander les EPI et les fournitures diverses pour la base vie et faire la demande des besoins informatiques et téléphoniques Participer à l'élaboration du livret d'accueil chantier et préparer les modèles de compte-rendu chantier, compte-rendu client Gestion de la réalisation : Assurer le suivi des contrats et le suivi administratif Sur demande, mettre en forme et diffuser des comptes rendus chantiers Assurer une présence ponctuelle sur chantier Collecter les informations nécessaires pour l'obtention d'un label ou certification environnemental Gestion de la fin du chantier : Participer à l'établissement et la diffusion des documents de fin de chantier Veiller au respect du process DOE par les intervenants et après validation les diffuser au client Assurer la finalisation des fiches Ref & GO en collaborant avec l'équipe projet et l'équipe commerciale et Etudes Réaliser l'ensemble des tâches administratives correspondant à l'année de parfait achèvement Réaliser l'archivage de l'ensemble des documents du projet Missions complémentaires : En fonction de la localisation, de la configuration de l'équipe et des besoins de GSE, l'Assistant de Projets peut être amené à réaliser des missions complémentaires comme par exemple : Assurer la bonne tenue générale et gérer le quotidien de l'agence Assurer l'accueil physique et téléphonique Commander les fournitures de bureau Rédiger les comptes-rendus de réunions, les courriers divers et établir les présentations demandées pour l'agence Préparer l'arrivée et accueillir les nouveaux collaborateurs en collaboration avec les services supports concernés Organiser et participer aux événements en lien avec l'agence en collaboration avec le service Marketing et Communication (si besoin) 37,25 H 8h à 17H 13 j RTT Mutuelle 100% TR Intéressements PROFIL : Profil recherché De formation supérieure type Bac +2 minimum spécialisée en gestion ou en assistanat, vous justifiez d'au moins 2 ans d'expérience en tant qu'Assistant Travaux, Assistant Technique ou encore Assistant de Direction dans le secteur du bâtiment, de l'industrie ou d'un domaine technique. Pour réussir à ce poste, un sens du service et du relationnel allié à une bonne organisation sont nécessaires.