POSTE : Office Manager H/F DESCRIPTION : Nous recrutons pour notre client, un(e) Office Manager à Rungis. Intérim 6 mois Sous la responsabilité de la Direction Générale vous aurez pour responsabilité les missions suivantes : 1/ Gestion du Temps : - Gérer l'organisation et l'agenda du directeur général : assurer activement une gestion du temps efficace et utile. - Coordonner le planning de la direction et des équipes, et gérer l'agenda des événements clés. Suivi Administratif et frais généraux : - Gérer les notes de frais : saisir, contrôler et former les collaborateurs à la bonne utilisation de l'outil CONCUR et au respect des procédures relatives aux notes de frais. - Assurer la signature et le suivi des documents confidentiels et juridiques EMEA/France. Classer et archiver les documents sensibles et autres. - Rédiger des courriers - Assurer le suivi et le classement des dossiers et des missions qui lui sont confiés. - Support dans la création et la fermeture des fournisseurs, procédures PO/PR et suivi des règlements. - Rapprochement des devis avec les factures. - Remplir pleinement la mission de coordinateur des services généraux : o Être en support de la gestion de la flotte automobile en collaboration avec les services RH. o Gérer la relation avec les fournisseurs et contrôler les factures correspondantes ; optimiser les dépenses fournisseurs, assurer les échanges avec l'équipe Finances EMEA. o Assurer le bon fonctionnement des locaux et gérer la relation avec ICADE. o Assurer la communication avec les équipes IT. Gestion des Réunions et des Collaborateurs : - Accueillir les nouveaux collaborateurs : o Réserver hôtel et déplacements. o Coordonner avec RH le cas échéant : Nouveaux salariés : outils informatiques, moyens de paiement et véhicule de fonction. - Participer et préparer en amont les réunions CODIR : réservations des salles, hôtel, restaurants, pauses ; organisation de l'agenda. - Être l'interface entre la direction et le siège EMEA (finance, juridique, comptabilité), certains clients VIP, les fournisseurs et les équipes commerciales ; gérer et transmettre leurs demandes et en assurer le suivi. Déplacements : - Organiser les déplacements : vols, trains, hôtels, taxis, etc. ; organiser réunions et rendez-vous avec les équipes locales Télétravail après période d'intégration Indemnité de conges payes Indemnité de fin de mission Tickets Restaurant Prime transport PROFIL : Vous justifiez d'une expérience d'au moins 3 ans sur un poste similaire Doté(e) d'un bon relationnel et du sens de service en interne et en externe, vous êtes polyvalent(e), organisé(e) et avez le sens des priorités et de la confidentialité Vous maitrisez le Pack Office et idéalement Oracle et Concur Vous avez un niveau d'anglais opérationnel