GESTION ADMINISTRATIVE, JURIDIQUE ET FINANCIÈRE * Assurer la gestion administrative, juridique et financière du portefeuille : suivi des baux, indexations, quittancement, encaissements, traitement des impayés et validation des factures * Assurer le traitement et le suivi des baux et avenants en lien avec le service juridique * Rédiger et négocier les baux, avenants et renouvellements * Assurer le suivi des dossiers locataires * Assurer la saisie et la mise à jour des fichiers informatiques (Altaix, Yardi) * Assurer le quittancement et le recouvrement des loyers et charges * Réaliser la facturation ponctuelle (taxe sur les bureaux, taxe foncière et divers) * Assurer le suivi des impayés * Assurer le suivi et l’administration des contentieux, en lien avec les avocats et le service juridique RELATION CLIENTS, LOCATAIRES ET PARTENAIRES * Entretenir une relation constante avec le mandant, ses conseils et les locataires * Assurer une communication régulière et veiller à la satisfaction des occupants (visites sur site, traitement des demandes) * Assurer les relations avec les Asset Managers et les propriétaires * Animer les réunions périodiques avec les clients, locataires et propriétaires BUDGETS, CHARGES ET REPORTING * Élaborer les budgets annuels de charges et les plans pluriannuels de travaux * Suivre l’exécution des budgets * Participer à l’élaboration et à la vérification des redditions annuelles de charges en lien avec les services comptable et technique * Participer à l’élaboration des budgets en lien avec les services comptable et technique * Établir les rapports mensuels, trimestriels et annuels à destination des mandants * Renseigner les tableaux de bord internes du service Gestion ASSURANCES, COPROPRIÉTÉ ET CONFORMITÉ * Assurer le suivi des contrats d’assurance * Gérer les sinistres multirisques et dommages ouvrage dans leur globalité * Participer à la gestion de copropriétés le cas échéant : préparation des consignes de vote et participation aux assemblées générales * Assurer les relations avec les syndics, préparer et participer aux assemblées de copropriété en lien avec le service copropriété * Vérifier les appels de fonds des syndics externes et les factures * Vérifier les surfaces imposées (taxe foncière, taxe sur les bureaux), déclarations CBD * Étudier et mettre en place des stratégies de recherche d’économies sur les taxes foncières et taxes sur les bureaux AUTRES MISSIONS * Participer aux due diligences dans le cadre des acquisitions d’actifs pour les mandants * Rendre compte de son activité à sa hiérarchie * Tenir à jour son agenda électronique Outlook (partagé), incluant les rendez-vous internes et externes COMPÉTENCES ATTENDUES * Solide expérience en Property Management immobilier commercial * Maîtrise de la gestion des baux commerciaux et de leurs enjeux juridiques * Bonne compréhension des mécanismes financiers : loyers, charges, taxes, budgets * Maîtrise des outils métiers (Altaix et/ou Yardi appréciés) * Capacité à produire un reporting structuré et fiable pour des mandants exigeants * À l’aise dans les environnements multi-interlocuteurs et multi-actifs SOFT SKILLS RECHERCHÉS * Rigueur et sens de l’organisation * Capacité à structurer, prioriser et fiabiliser l’information * Excellentes qualités relationnelles et sens du service client * Aisance à l’oral comme à l’écrit * Autonomie et sens des responsabilités * Capacité à travailler en transversal avec des équipes pluridisciplinaires * Capacité à rendre compte et à tenir des engagements